Giải pháp vSmartOffice do Công ty TNHH Công nghệ và Dịch vụ Đất Việt nghiên cứu phát triển nhằm hỗ trợ chuyển đổi số cho các đơn vị hành chính Nhà nước cũng như doanh nghiệp, giúp cho việc lưu trữ, quản lý, sử dụng tài liệu được hiệu quả hơn. Giải pháp vSmartOffice hiện đang tham gia dự thi tại I-Star 2023 (Giải thưởng Đổi mới sáng tạo và Khởi nghiệp TP.HCM) do Sở Khoa học và Công nghệ tổ chức, với mã số N1056.

Ủy ban Nhân dân TP.HCM đã phê duyệt Chương trình chuyển đổi số của TP.HCM với mục tiêu phấn đấu đến năm 2030 sẽ trở thành đô thị thông minh với sự đổi mới căn bản, toàn diện hoạt động của bộ máy chính quyền số, của các doanh nghiệp số và sự thịnh vượng, văn minh của một xã hội số. Để thực hiện được mục tiêu, một trong những giải pháp quan trọng mà Thành phố tập trung triển khai trong thời gian tới là đẩy mạnh ứng dụng AI trong lĩnh vực hành chính công, dịch vụ công trực tuyến, giúp giảm nhân lực bộ máy, giảm thời gian xử lý công việc cũng như thời gian chờ đợi và chi phí của người dân, doanh nghiệp.

Trong đó, phần mềm chuyển đổi số là phần mềm hỗ trợ quá trình thay đổi từ mô hình truyền thống sang doanh nghiệp số, bằng cách áp dụng công nghệ mới như dữ liệu lớn (Big Data), internet vạn vật (IoT), điện toán đám mây (Cloud)… trong cơ quan Nhà nước, công ty và doanh nghiệp. Việc số hóa dữ liệu là rất quan trọng, áp dụng giải pháp này sẽ mang lại nhiều lợi ích như tiết kiệm chi phí quản lý tài liệu; giảm thiểu diện tích, không gian lưu trữ tài liệu; bảo quản, duy trì thông tin dữ liệu được lâu hơn; truy xuất, tìm kiếm, chia sẻ thông tin ở bất kỳ đâu, bất cứ thời điểm nào một cách nhanh chóng, dễ dàng; nâng cao hiệu quả công việc và năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Theo Công ty Đất Việt, hiện nay, khoảng 90% thông tin quan trọng tại các tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp được thể hiện trên giấy và chủ yếu lưu trữ theo phương pháp truyền thống là để trên các giá kệ, kho lưu trữ. Hình thức lưu trữ này này còn nhiều hạn chế như tốn chi phí, thời gian, tài liệu dễ bị hỏng, có thể xảy ra mất dữ liệu,… Giải pháp số hóa tài liệu sẽ giúp khắc phục tình trạng này, cho phép chuyển đổi các dữ liệu truyền thống như các loại giấy tờ vật lý, hình ảnh, file,… bên ngoài thành dạng dữ liệu số mà máy tính có thể hiểu và định dạng được (gọi chung là dữ liệu số).

Với phần mềm phần mềm vSmartOffice, Công ty Đất Việt đã nghiên cứu ứng dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học OCR (Optical Character Recognition) để chuyển đổi hình ảnh văn bản, ký tự, chữ viết tay thành dữ liệu mà máy có thể hiểu được từ đó dễ dàng lưu trữ, quản lý và truy xuất tài liệu.

OCR được sử dụng trong quy trình số hóa tài liệu gồm các bước thu thập tài liệu; sắp xếp, phân loại tài liệu; quét tài liệu; kiểm tra tài liệu quét; nhập liệu, nhận dạng ký tự (OCR); kiểm tra nhập liệu; lưu trữ. Công nghệ OCR do Đất Việt phát triển có thể nhận dạng và bóc tách thông tin tự động với độ chính xác cao và nhanh (độ chính xác tới 98%). Dữ liệu sau khi được bóc tách từ hình ảnh sang dữ liệu text (văn bản) cho phép tìm kiếm/tra cứu nội dung văn bản, tài liệu một cách nhanh chóng, dễ dàng.

Cũng theo Công ty Đất Việt, vSmartOffice là phần mềm chuyển đổi số với nhiều điểm mạnh vượt trội như sử dụng mật khẩu mạnh, toàn bộ dữ liệu và file lưu trữ trên Cloud được mã hóa, không khai thác được qua các luồng không chính thống, giảm thiểu thiệt hại từ các cuộc tấn công mạng (đảm bảo an toàn dữ liệu). Bên cạnh đó, dữ liệu lưu trữ trên kho số hóa được ký điện tử đảm bảo tính giá trị cao của tài liệu, bảo mật, an toàn, có độ chính xác cao, chống chối bỏ. Mỗi khách hàng được lưu trữ ở mỗi không gian riêng trên Cloud nên dữ liệu của khách hàng được đảm bảo.

Ngoài OCR tài liệu kho số hóa, vSmartOffice còn hỗ trợ tạo chữ ký số và ký số đa nền tảng chỉ với vài thao tác đơn giản; hỗ trợ chuyển toàn bộ văn bản lên kho số hóa (phục vụ công tác văn thư lưu trữ); hỗ trợ chuyển đổi tài liệu thành giọng nói với nhiều giọng đọc khác nhau. Phần mềm cung cấp các tính năng phân tích, thống kê, biểu diễn dữ liệu dưới dạng sơ đồ trực quan; quản lý hồ sơ trình ký (trình ký tự động); quản lý văn bản đi và đến; điều hành công việc (giúp giao việc, quản lý nhân viên, quản lý tiến độ công việc để đảm bảo công việc được hoàn thành hiệu quả, đúng tiến độ, đúng người đúng việc);… Qua đó số hóa toàn bộ quy trình làm việc của doanh nghiệp, cơ quan hành chính Nhà nước, giúp điều hành, quản lý, theo dõi công việc dễ dàng, nhanh chóng và chủ động hơn. Ngoài ra, vSmartOffice ứng dụng công nghệ Microsoft.NET 7.0 và AI tích hợp tính năng chatbot thông minh giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân công trong công tác tư vấn và chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp; hỗ trợ các trường đại học, cao đẳng trong công tác tư vấn tuyển sinh, giải đáp quy định/thủ tục nhập học, học phí, chương trình học, tra cứu lịch thi, điểm thi,…

Giải thưởng Đổi mới sáng tạo và khởi nghiệp TP.HCM (I-Star) là giải thưởng thường niên do UBND TP.HCM chủ trì, Sở Khoa học và Công nghệ là đơn vị triển khai thực hiện. Giải thưởng nhằm tôn vinh các tổ chức, cá nhân có thành tích tiêu biểu trong hoạt động đổi mới sáng tạo và khởi nghiệp; lan tỏa tinh thần đổi mới sáng tạo, khởi nghiệp trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội; góp phần thúc đẩy hoạt động đổi mới sáng tạo và khởi nghiệp trong cộng đồng. Qua 5 năm tổ chức (2018 - 2022), I-Star đã có gần 1.500 hồ sơ của 4 nhóm đối tượng tham gia, trong đó 53 hồ sơ đã được trao giải.

Năm 2023, giải thưởng I-Star tiếp tục được tổ chức với 4 nhóm đối tượng tham gia: (1) Doanh nghiệp khởi nghiệp đổi mới sáng tạo; (2) Giải pháp đổi mới sáng tạo; (3) Các tác phẩm truyền thông; (4) Các tổ chức, cá nhân hỗ trợ. Tất cả hồ sơ tham gia dự thi và thông tin chi tiết về giải thưởng được đăng tại: http://istar.doimoisangtao.vn/.

I-Star 2023 vẫn đang tiếp nhận hồ sơ tham dự (hạn chót đến hết ngày 31/8/2023).

Thông tin liên hệ: Ban tổ chức Giải thưởng Đổi mới sáng tạo và Khởi nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh

Địa chỉ: 244 Điện Biên Phủ, phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP.HCM

Điện thoại và Email: Ông Đào Tuấn Anh (028.39320122 - dtanh.skhcn@tphcm.gov.vn); Bà Nguyễn Vũ Anh Phương (028.38258857 - anhphuong@cesti.gov.vn).