Khi giáo viên, cán bộ của các trường đại học tiến hành các hoạt động nghiên cứu, giảng dạy, hay học sinh, sinh viên học tập, viết báo cáo khoa học, luận văn, luận án tốt nghiệp thường có tham khảo, sử dụng các đối tượng của quyền sở hữu trí tuệ[1][1]. Mặt khác, chính kết quả của quá trình nghiên cứu, học tập đó lại tạo ra các sản phẩm sáng tạo được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ. Vì vậy, quản lý và bảo hộquyền sở hữu trí tuệ là nghĩa vụ và cũng là quyền và lợi ích hợp pháp của các trường đại học.

Đối tượng quyền sở hữu trí tuệ được giáo viên, sinh viên sử dụng, khai thác và tài sản sở hữu trí tuệ do các trường đại học, cán bộ, giáo viên, học sinh, sinh viên trong trường quản lý hoặc sở hữu rất đa dạng.Mỗi đối tượng quyền sở hữu trí tuệ lại có cơ chế bảo hộ riêng vì vậy  tùy thuộc vào lĩnh vực đào tạo và yêu cầu nghiên cứu mỗi trường có thể tự chọn cho mình cơ chế đặc thù để quản lý và bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ. Tuy nhiên với những đặc điểm chung của một cơ sở có chứcnăng đào tạo ở bậc đại học và sau đại học, có một số phương án cơ bản mà các trường đại học của Việt Nam có thể tham khảo từ kinh nghiệm của các trường đại học trên thế giới .

Thành lập đơn vị chuyên trách về quyền sở hữu trí tuệ của trường

Hầu hết các trường đại học lớn trên thế giới đều có đơn vị chuyên trách về quyền sở hữu trí tuệ. Đơn vị này được thành lập để đảm trách tuyên truyền và khuyến khích công tác bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ trong toàn trường. Cụ thể là tuyên truyền, giáo dục cho cán bộ, giáo viên, học sinh, sinh viên hiểu và nắm rõ các quy định của pháp luật và các quy chế của nhà trườngvề sở hữu trí tuệ; Đề xuất và thực hiện các biện pháp quản lý và bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ. Để thúc đẩy khai thác và ứng dụng các thành quả nghiên cứu của nhà trường, nâng cao giá trị thương mại của quyền sở hữu trí tuệ đem lại các lợi ích kinh tế cho trường, một số trường còn thành lập đơn vị đồng thời phụ trách hoạt động chuyển giao công nghệ và bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ của trường.

Đơn vị chuyên trách về quyền sở hữu trí tuệ cũng sẽ chịu trách nhiệm trước Ban giám hiệu nhà trường khi có tranh chấp hay khiếu kiện liên quan đến sở hữu trí tuệ phát sinh. Khi các vấn đề được giải quyết sớm ngay tại trường sẽ tránh được nhiều tranh chấp và giảm thiểu chi phí giải quyết tranh chấp cho nhà trường. Cơ cấu, tổ chức và hoạt động của đơn vị chuyên trách về quyền sở hữu trí tuệ tuỳ thuộc quy mô và tần suất sử dụng các đối tượng quyền sở hữu trí tuệ và các loại quyền sở hữu trí tuệ mà trường nắm giữ.

Tại trường Đại học Công lập Đài Loan (National Taiwan University- NTU), Tổ Tuyên truyền và khuyến khích bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ được thành lập với tôn chỉ quản lý và thúc đẩy khai thác tài sản trí tuệ, kết hợp nghiên cứu khoa học và sản xuất, thiết lập quan hệ hợp tác giữa nhà sản xuất và nhà nghiên cứu, cùng tạo ra giá trị kinh tế lớn nhất. Thành viên của Tổ bao gồm người đứng đầu các phòng ban chức năng như phòng đào tạo, phòng quản lý sinh viên, thư viện, trung tâm thông tin và tin học,đại diện hội học sinh, sinh viên và đại diện ban giám hiệu nhà trường. Với các thành phần như vậy, đơn vị có thể dễ dàng phối kết hợp với các đơn vị khác để thực hiện các biện pháp, phương án bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ trong toàn trường. Cơ chế hoạt động như cơ chế báo cáo định kỳ và đột xuất cũng được ghi rõ trong quy chế của Tổ, trong đó quy địnhrõ mỗi học kỳ phải tổ chức ít nhất hội nghị một lần để tổng kết tình trạng sử dụng và bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ trong học kỳ đó và đề xuất phương án cho học kỳ tới.

Xây dựng ý thức tôn trọng quyền sở hữu trí tuệ cho cán bộ, giáo viên, học sinh, sinh viên trong trường

Theo kinh nghiệm của nhiều trường đại học trên thế giới, việc tuyên truyền và phổ biến các quy định pháp luật về quyền sở hữu  trí tuệ cần được thực hiện liên tục và thường xuyên trong suốt năm học nhằm hình thành ý thức tôn trọng quyền sở hữu trí tuệ cho cán bộ, giáo viên, học sinh, sinh viên, từ đó hạn chế và loại bỏ các hành vi xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ môi trường trường học. Nhiệm vụ của các trường là lựa chọn hình thức và phương pháp để việc tuyên truyền và giáo dục ý thức pháp luật về sở hữu trí tuệ đạt hiệu qủa cao. 

Hình thức tuyên truyền phổ biến mà các trường đại học thường dùng để giáo dục ý thức tôn trọng pháp luật nói chung, trong đó có có pháp luật về sở hữu trí tuệ là thường xuyên tổ chức các buổi toạ đàm, trao đổi với giáo viên, học sinh. Trong suốt quá trình học tập tại trường, sinh viên được tham gia rất nhiều các buổi thuyết trình, hội thảo giới thiệu chung hoặc chuyên sâu về từng vấn đề của quyền sở hữu trí tuệ do các diễn giả trong trường hoặc nhà trường mời đến thực hiện.

Các pano, áp phích, poster, tờ rơi khuyến khích bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ và khuyến cáo hậu quả của việc xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ được treo ở nhiều nơi trong trường, đặc biệt ở các điểm công cộng thường phát sinh hoạt động sử dụng quyền sở hữu trí tuệ như thư viện, trung tâm tin học, các cửa hàng photo và các điểm đặt máy photo tự động. Các cuộc thi sáng tạo cũng được tổ chức thường xuyên như một hình thức giáo dục ý thức bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ.

Bên cạnh trang web hướng dẫn, giới thiệu các văn bản liên quan và thúc đẩy hoạt động bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ trong nhà trường của các cơ quan hữu trách, các trường đại học cũng xây dựng các trang web tuyên truyền về sở hữu trí tuệ của riêng mình, ví dụ trang web chuyên về bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ của trường Đại học công lập Đài Loan có địa chỉ: http://www.ntu.edu.tw/tipa/, người sử dụng có thể tra cứu và tìm hiểu mọi quy định, chính sách và các hoạt động của Trường về các vấn đề liên quan đến bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ tại địa chỉ trang web này.

Xây dựng chương trình đào tạo về sở hữu trí tuệ

Việc xây dựng chương trình và đưa môn học về quyền sở hữu trí tuệ vào nội dung đào tạo là một trong những biện pháp phổ biến mà các trường dùng để giáo dục ý thức tôn trọng và nâng cao hiệu quả bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ.

Về thời lượng, có trường xây dựng chương trình như một buổi hướng dẫn, một môn học tự chọn, hay một môn học bắt buộc. Đối với một số trường và khoa chuyên ngành như Luật có chương trình riêng về sở hữu trí tuệ, các trường khác lại đưa vào thành một chuyên đề trong môn Luật đại cương.

Nội dung chuyên sâu của chương trình giáo dục về quyền sở hữu trí tuệ tuỳ thuộc vào lĩnh vực đào tạo của trường. Một số trường xây dựng chương trình tổng quát bao gồm tất cả các lĩnh vực của quyền sở hữu trí tuệ gồm sở hữu công nghiệp và quyền tác giả cũng như quyền đối với giống cây trồng, gồm cả luật pháp trong nước và các công ước quốc tế nhưng cũng có trường chỉ đi vào giới thiệu các quy định về quyền sở hữu công nghiệp, đối với các trường nghệ thuật thì chủ yếu giới thiệu đến cán bộ, học sinh các quy định pháp luật về quyền tác giả và quyền liên quan. Các trường có thể đưa ra những nguyên tắc buộc người sử dụng phải tuân thủ và những hành vi mà người sử dụng không được thực hiện để tránh xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của các tổ chức, cá nhân khác, hoặc chỉ đưa ra những biện pháp khuyến khích người sử dụng thực hiện để đảm bảo tôn trọng quyền sở hữu trí tuệ. Mức độ ràng buộc và hiệu quả của các quy định này tuỳ thuộc vào cơ chế quản lý mà các trường xây dựng nên trên cơ sở thực trạng của trường mình.

Hoặc tại một số trường, chương trình đào tạo về quyền sở hữu trí tuệ được thực hiện ngay trong ngày nhập trường. Phần lớn thời gian của buổi khai giảng được dùng để giới thiệu và  phát các tài liệu giới thiệu khái niệm cơ bản về quyền sở hữu trí tuệ, hoạt động bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ của trường và các quy chế quản lý liên quan đến vấn đề này như: quy chế quản lý lưu trữ  trong thư viện, quy chế quản lý mạng Internet, quy chế sử dụng phần mềm máy tính, quy chế quản lý sử dụng sách giáo khoa, giáo trình, luận văn, luận án và các tài liệu khác.

Quản lý các hoạt động sao chép trong trường

Pháp luật các nước đều có quy định về giới hạn và ngoại lệ quyền tác giả và quyền liên quan, trong đó có trường hợp cá nhân được phép: Tự sao chép một bản nhằm mục đích nghiên cứu khoa học, giảng dạy của cá nhân[1][2]. Nhưng giáo viên, học sinh trong các trường đại học chỉ được tự do sử dụng tác phẩm mà không xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của người khác khi họ tự thân thực hiện hành vi sao chép. Theo đó, kinh nghiệm của một số trường đại học là ngoài các trung tâm photocopy có người phục vụ còn đặt các máy photocopy tự động.

Tại các cửa hàng photo có người phục vụ hay các điểm đặt máy photo tự động dán lời cảnh báo tôn trọng quyền sở hữu trí tuệ, không được sao chép bất hợp pháp. Các trường còn đặt ra quy tắc trong dịch vụ sao chép, trong đó có quy định cấm sao chép bất hợp pháp và đưa các quy định này vào trong điều khoản hợp đồng kí kết với các nhà cung ứng dịch vụ sao chép. Nhiều trường Đại học ở Đài Loan đã đưa ra “cơ chế quản lý sử dụng quyền tác giả sách giáo khoa” để khuyến khích giáo viên, học sinh sử dụng sách giáo khoa, tài liệu có bản quyền, chống các hành vi sao chép bất hợp pháp.

Đồng thời. để chủ động trong việc giảng dạy, giáo trình, tài liệu giảng dạy trong các trường đại học do giảng viên lựa chọn. Các tài liệu cần thiết cho môn học được thông tin tới sinh viên trước khi kỳ học bắt đầu để sinh viên có sự chuẩn bị. Nhà trường cũng chủ động phối hợp với các nhà phát hành và  các hiệp hội quản lý tập thể quyền tác giả để đàm phán, đặt mua sách báo có bản quyền với giá ưu đãi nhất. Trong trường có cửa hàng sách cung cấp sách báo, tài liệu có bản quyền tới giáo viên, cán bộ, học sinh. Các trường cũng tăng cường quản lý lưu trữ trong thư viện, kiên quyết loại bỏ những bản sao chưa được phép tránh ảnh hưởng đến quyền lợi của chủ sở hữu quyền tác giả.

Ngoài ra, tăng cường trao đổi và sử dụng sách cũ cũng là một biện pháp vừa góp phần giảm chi phí mua sắm tài liệu tránh lãng phí, vừa nhằm hạn chế việc sao chép bất hợp pháp. Cơ quan hữu trách và nhiều trường đại học đã xây dựng các trang web để các chủ sở hữu sách cũ có thể mua bán, trao đổi sách cũ, trang web http://2handbook.nasme.org.tw/ của cơ quan sở hữu trí tuệ Đài Loan là một ví dụ.

Quản lý hệ thống mạng Internet và phần mềm máy tính

Hầu hết các trường đại học đều được trang bị máy tính và kết nối Internet, đây là công cụ hữu hiệu giúp giáo viên và học sinh tiến hành các hoạt động nghiên cứu, nhưng đây cũng chính là môi trường để thực hiện các hành vi xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ. Vì vậy, tại Đài Loan cơ quan Sở hữu trí tuệ đã yêu cầu các trường đại học phải xây dựng “Quy tắc sử dụng hệ thống mạng của trường ”.

Trong quy tắc sử dụng hệ thống mạng của các trường quy định rõ các hành vi có khả năng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ mà người sử dụng mạng phải tránh, ví dụ như:

-   “Sử dụng chương trình máy tính chưa được phép;

-   Tải về, sao chép bất hợp pháp các tác phẩm được bảo hộ bản quyền; Đưa tác phẩm được bảo hộ bản quyền lên mạng mà chưa được phép của chủ sở hữu quyền;

-   Cố ý sao chép các bài viết trên các diễn đàn khi chủ sở hữu quyền đã tuyên bố không được sao chép;

-   Thiết lập các trang web để công chúng tải về bất hợp pháp tác phẩm được bảo hộ bản quyền… ”.[1][3]

Đồng thời, quy tắc cũng đưa ra các hành vi mà người sử dụng không được thực hiện để tránh lạm dụng hệ thống mạng của trường xâm phạm quyền và lợi ích của người khác, trong đó có quyền sở hữu trí tuệ. Nếu người sử dụng mạng cố tình vi phạm sẽ bị ngừng cung cấp dịch vụ mạng và bị áp dụng các hình thức xử lý theo nội quy nhà trường và quy định của pháp luật.

Các trường còn đưa ra nhiều biện pháp kiểm soát, ngăn chặn và xử lý xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ trên mạng Internet bao gồm xây dựng “bức tường lửa”, phân công cán bộ chuyên phụ trách an toàn thông tin, quy định hạn mức lưu lượng truyền tải tối đa mỗi ngày cho hệ thống mạng tại trường và kí túc xá. Quy trình xử lý và quản lý lưu lượng truyền tải bất thường trên mạng Internet được thiết lập. Nếu phát hiện lưu lượng truyền tải bất thường sẽ áp dụng phương thức khoá IP để hạn chế sử dụng, ngăn chặn truyền tải thông tin bất hợp pháp. Nhiều trường đại học còn xây dựng trang web tư vấn giải quyết các vấn đề pháp lý liên quan đến việc sử dụng mạng Internet để giáo viên và học sinh trong trường tham khảo.

Đối với việc sử dụng phần mềm máy tính, các trường xây dựng biện pháp quản lý serve, định kỳ kiểm tra phần mềm cài đặt trong các thiết bị sử dụng chung như máy chủ, máy tính tại các phòng học, máy tính tại phòng nghiên cứu, thí nghiệm và văn phòng có phải là phần mềm hợp pháp, nếu là phần mềm bất hợp pháp lập tức gỡ bỏ.

Để giảm thiểu và xoá bỏ việc sử dụng phần mềm bất hợp pháp trong trường, các trường  căn cứ vào nhu cầu thực tế định kỳ đặt mua các phần mềm hợp pháp, rồi công bố danh mục các phần mềm hợp pháp được cấp phép cho cán bộ, giáo viên, học sinh tải về sử dụng. Mặt khác, cổ vũ và khuyến khích sinh viên sử dụng phần mềm mở, tham gia “Creative Commons (CC) ”[1][4] không chỉ giảm thiểu chi phí, tránh xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của người khác mà còn góp phần làm tăng giá trị tài sản trí tuệ cho xã hội.

Xác định rõ chủ sở hữu quyền đối với các tài sản sở hữu trí tuệ phát sinh từ hoạt động nghiên cứu trong nhà trường

Việc xác định rõ chủ sở hữu quyền đối với các tài sản sở hữu trí tuệ phát sinh từ hoạt động nghiên cứu trong nhà trường không chỉ nhằm tránh các tranh chấp về quyền sở hữu trí tuệ giữa nhà trường với cán bộ, giáo viên, sinh viên và các tổ chức, cá nhân khác mà còn là cơ sở để chủ sở hữu khai thác tối đa tài sản trí tuệ, nâng cao giá trị kinh tế của các kết quả nghiên cứu trong nhà trường.

Luận văn, luận án, báo cáo nghiên cứu là kết quả của cả quá trình học tập của sinh viên tại các trường đại học. Chính vì vậy, ngoài yêu cầu khắt khe về mặt nội dung và quy cách của bài viết luận văn, luận án, khi tốt nghiệp nhiều trường yêu cầu sinh viên ký một bản cam kết uỷ quyền. Ví dụ, trong bản cam kết của trường Đại học công lập Đài Loan, sinh viên phải cung cấp: Thông tin về tên luận văn, luận án, tên học sinh, sinh viên, tên trường, khoa; Cam kết uỷ quyền hay không uỷ quyền cho trường được sử dụng phương thức thu nhỏ, số hoá hoặc các phương thức khác để sao chép nhằm lưu trữ hay đưa bản lưu trữ luận văn ở khoản trên vào kho dữ liệu, đồng thời bằng hình thức điện tử thông qua mạng Internet, mạng vô tuyến hoặc phương thức truyền tải khác cho phép người sử dụng tìm kiếm, tra cứu, tải về, truyền phát và in ấn;  Phương thức uỷ quyền là có thù lao hay không có thù lao. Đồng thời, sinh viên lập thư uỷ quyền phải đảm bảo tác phẩm do chính họ sáng tạo, có quyền uỷ quyền các nội dung theo thư uỷ quyền, không xâm hai đến quyền sở hữu trí tuệ của bên thứ ba. Nếu xâm hại đến quyền và lợi ích của người khác và vi phạm pháp luật, người lập uỷ quyền tự nguyện chịu moi trách nhiệm pháp luật, bên được uỷ quyền hoàn toàn vô can. Như vậy, sinh viên được mặc nhiên coi là chủ sở hữu quyền tác giả đối với luận văn, luận án, báo cáo kết quả nghiên cứu của mình, nhà trường chỉ đươc sử dụng luận văn, luận án trong phạm vi mà sinh viên đã uỷ quyền, đồng thời phải thanh toán lại thù lao cho sinh viên như trong bản cam kết uỷ quyền.

Đối với các tài sản sở hữu trí tuệ phát sinh từ kết quả nghiên cứu của cán bộ, giáo viên trong trường, việc xác định chủ sở hữu quyền phức tạp hơn Tùy từng trường hợp cụ thể, nhà trường áp dụng các quy định của pháp luật hay hợp đồng để xác định. Theo luật quyền tác giả Đài Loan nếu cá nhân là cán bộ, giáo viên nghiên cứu, sáng tạo theo nhiệm vụ nhà trường giao trong phạm vi chức trách của mình thì họ là tác giả,  nhưng nếu hợp đồng quy định người giao nhiệm vụ là tác giả thì tuân theo quy định của hợp đồng, người giao nhiệm vụ được hưởng các quyền tài sản đối với tác phẩm. Theo đó, người được giao nhiệm vụ là tác giả, các quyền tài sản vẫn thuộc về người giao nhiệm vụ. Nhưng nếu hợp đồng quy định người được giao nhiệm vụ được hưởng các quyền tài sản thì theo quy đinh của hợp đồng [1][5] Như vậy pháp luật rất tôn trọng các thoả thuận hợp đồng. Đối với trường hợp nhà trường kí kết hợp đồng sáng tạo với cán bộ, giáo viên hay một đơn vị, tổ chức, cá nhân khác thì việc xác định chủ sở quyền tác giả cũng căn cứ vào các thoả thuận hợp đồng. Vì thế các mẫu hợp đồng, các bản cam kết luôn có sẵn để cán bộ, giáo viên và học sinh sử dụng. Việc đưa ra các mẫu hợp đồng cụ thể góp phần xác định rõ chủ sở hữu quyền làm giảm thiểu khả năng phát sinh tranh chấp quyền sở hữu trí tuệ.

Ý nghĩa của việc quản lý và bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ trong các trường đại học không chỉ góp phần hình thành ý thức tôn trọng và tuân thủ pháp luật về sở hữu trí tuệ mà còn làm gia tăng giá trị thương mại các kết quả nghiên cứu trong nhà trường. Tuy nhiên, thực trạng bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ tại các trường đại học của Việt Nam hiện nay đang gặp phải rất nhiều khó khăn, cụ thể: Thiếu các quy định chi tiết về quyền sở hữu của nhà trường đối với các tài sản sở hữu trí tuệ phát sinh trong quá trình nghiên cứu, học tập của giáo viên và học sinh tại trường; Thiếu một đơn vị chuyên trách để giải quyết các vấn đề về bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ phát sinh ngay tại các trường. Các trang thiết bị, đặc biệt là thiết bị ứng dụng công nghệ thông tin nhằm kiểm soát và khống chế hành vi xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ còn hạn chế;Nhận thức và cơ chế quản lý quyền sở hữu trí tuệ trong trường còn nhiều bất cậpdẫn đến tình trạng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ trong các trường đại học diễn ra phổ biến, ảnh hưởng nghiêm trọng tới quyền lợi và uy tín các tổ chức, cá nhân và của chính nhà trường. Thực tế đó đặt ra nhiệm vụ cấp bách cho các trường đại học là cần xây dựng cơ chế quản lý và bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ trong  trường học một cách hiệu quả. Hy vọng từ những kinh nghiệm quý báu của các trường đại học nước ngoài, chúng ta có thể tham khảo và học tập để xây dựng nên phương thức quản lý và bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ phù hợp với các quy định pháp luật và thực trạng của các trường đại học nước ta hiện nay.

[1][1] Các đối tượng quyền sở hữu trí tuệ được quy định tại Điều 3 Luật Sở hữu trí tuệ năm 2005, sửa đổi bổ sung năm 2009 gồm đối tượng quyền tác giả và quyền liên quan là các “tác phẩm,cuộc biểu diễn, bản ghi âm, ghi hình, chương trình phát sóng, tín hiệu vệ tinh mang chương trình được mã hóa”; đối tượng quyền sở hữu công nghiệp là “sáng chế, kiểu dáng công nghiệp, thiết kế bố trí mạch tích hợp bán dẫn, nhãn hiệu, tên thương mại, chỉ dẫn địa lý, bí mật kinh doanh ...” và đối tượng quyền đối với giống cây trồng là “vật liệu nhân giống và vật liệu thu hoạch”

[1][2] Ngoại lệ này được quy định tại điểm a khoản 1 điều 25 và khoản a điểm 1 điều 32 Luật sở hữu trí tụê Việt Nam

[1][3] Các hành vi người sử dụng mạng không được phép thực hiện, Phần II- Tôn trọng quyền sở hữu trí tuệ của Quy tắc sử dụng hệ thống mạng, trường Đại học công lập Đài Loan thông qua tại Hội nghị hành chính lần thứ 2244 ngày 21 tháng 5 năm 2002.

[1][4] Creative Commons (CC) là một tổ chức phi lợi nhuận thành lập năm 2001, tổ chức đã ban hành một số giấy phép với tên gọi  Creative Commons, theo đó chủ sở hữu quyền chỉ giữ lại một số loại hình quyền đối với tác phẩm, https://creativecommons.org/about/history, ngày 22 tháng 2 năm 2011

[1][5]Điều 11 Luật quyền tác giả Đài Loan