Quyền Tổng cục trưởng Tổng cục TCĐLCL Hà Minh Hiệp - Trưởng Ban chỉ đạo 5S Tổng cục trao chính sách 5S cho đại diện các đơn vị. Ảnh H. Vân

5S - một mô hình thay đổi thói quen làm việc năng suất

5S được biết tới là mô hình, phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc có nguồn gốc từ đất nước Nhật Bản được nhiều quốc gia trên thế giới, trong đó có Việt Nam nghiên cứu và áp dụng. Đây là mô hình mang đến những lợi ích, năng suất chất lượng rất hiệu quả cho các tổ chức, doanh nghiệp nếu thực sự áp dụng, triển khai. 

Nguyên tắc 5S được hình thành và phát triển từ thế kỉ XVI, bắt nguồn bởi những người thợ đóng tàu tại Venice, Ý. Đến thế chiến 2, nguyên tắc 5S được ứng dụng ngày càng phổ biến. Và ngành công nghiệp sản xuất ô tô của Nhật Bản được xem là cái nôi phát triển, đưa mô hình 5S được áp dụng rộng rãi trên khắp thế giới.

5S được biết tới là cách gọi của từ có 5 chữ S đầu trong tiếng Nhật bao gồm: (Seiri) - Sàng lọc (Sort): Đây là bước đầu tiên của hoạt động 5S, xác định tiêu chí hủy bỏ, sử dụng các thẻ thông báo hủy bỏ/ hoặc chờ xử lý.

(Seiton) - Sắp xếp (Set in order): Sau khi thực hiện sàng lọc thì sắp xếp lại các vật dụng sao cho dễ tìm, dễ thấy, thuận tiện khi sử dụng.

Seiso - Sạch sẽ (Shine): Thực hiện vệ sinh, lau chùi, dọn dẹp mọi thứ gây bẩn tại nơi làm việc nhằm tạo môi trường sạch sẽ, thoải mái, máy mọc được vận hành tốt.

(Seiketsu) - Chuẩn hóa (Standardize): Xây dựng các tiêu chuẩn 3S trên tại các khu vực để đào tạo, hướng dẫn. Tạo cho mọi người thói quen tuân thủ các quy định tại nơi làm việc.

Shitsuke - Tự giác (Sustain): Tạo thói quen tự giác vào các hoạt động 5S, duy trì nề nếp, tác phong, tuân thủ quy định tại nơi làm việc.

Cụ thể hóa 5S từ ý chí tới hành động

Để áp dụng 5S tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (Tổng cục/Tổng cục TCĐLCL) nói chung và các đơn vị trực thuộc nói riêng, theo Chủ tịch Công đoàn Tổng cục TCĐLCL, Phó Trưởng ban thường trực Ban chỉ đạo 5S Nguyễn Tuấn Anh, 5S được phát triển từ Nhật Bản và bắt đầu triển khai tại Việt Nam từ năm 1993, đến nay đã là 30 năm. Trong thời gian qua, Tổng cục có rất nhiều cán bộ, chuyên gia tham gia đào tạo, tư vấn và đánh giá việc áp dụng 5S. 5S cũng đã được áp dụng tại nhiều nơi làm việc của các đơn vị trong Tổng cục nhưng chưa thành hệ thống, quy mô lớn rộng khắp.

“Thực hiện chỉ đạo của Đảng ủy, triển khai Nghị quyết của Đại hội công đoàn nhiệm kỳ 2023-2028, Tổng cục sẽ triển khai áp dụng 5S một cách toàn diện đến tất cả đơn vị, cán bộ/công chức/viên chức/người lao động. Chương trình lan tỏa với sự quyết tâm của toàn hệ thống chính trị và mỗi cá nhân, từ đó hướng tới xây dựng, duy trì hệ thống quản lý tiên tiến, hiện đại, hình thành môi trường làm việc thân thiện, hiệu quả nhằm nâng cao chất lượng hoạt động. Gắn kết mọi thành viên, phát huy tính tự giác để hoàn thành tốt công việc; Thúc đẩy văn hóa cải tiến trong các thành viên Tổng cục theo chính sách 5S mà Lãnh đạo Tổng cục đã ký, ban hành”, ông Nguyễn Tuấn Anh nhấn mạnh.

Quyền Tổng cục trưởng Hà Minh Hiệp chủ trì cuộc họp của Ban Chỉ đạo 5S Tổng cục. T. Hà

Với quyết tâm đưa 5S lan tỏa rộng khắp, Lãnh đạo Tổng cục TCĐLCL đã đẩy mạnh các hoạt động tuyên truyền, tập huấn, nâng cao cao nhận thức cho không chỉ lãnh đạo các đơn vị, mà còn tới tất cả các công chức, viên chức, người lao động trong ngành. Các chương trình cũng đa dạng từ trực tiếp tới trực tuyến qua mạng.

Trong các hoạt động đó, lấy vai trò của Công đoàn Tổng cục làm nòng cốt. Đoàn thanh niên và các đoàn thể khác phối hợp, đẩy mạnh triển khai. Cấp độ triển khai cũng không chỉ các đơn vị tại Hà Nội mà còn cả các đơn vị thuộc Tổng cục ở miền Trung, miền Nam và Tây nguyên.

Ngay sau khi Ban Chỉ đạo được thành lập, nhiều chỉ đạo đã được thực hiện: Ban hành Quy chế triển khai hoạt động 5S của Tổng cục TCĐLC; phê duyệt danh sách thành viên tổ triển khai 5S của Tổng cục TCĐLCL; phê duyệt danh sách thành viên tổ Kiểm tra, đánh giá 5S của Tổng cục. Đồng thời, chính sách về 5S, hướng dẫn triển khai 5S cũng được ban hành để áp dụng đồng loạt tại các đơn vị trong Tổng cục. Vào ngày 29 tháng 9 năm 2023 vừa qua, Tổng cục TCĐLCL đã chính thức phát động triển khai Chương trình 5S trong toàn Tổng cục.

Và những trái ngọt đầu tiên

Theo thông tin từ bà Ngô Thị Ngọc Hà – Viện trưởng Viện Đo lường Việt Nam (VMI), các hoạt động 5S đã được VMI triển khai, cho đến nay nhiều phòng ban thuộc Viện đã thực hiện được 3S đầu tiên làSàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ. Sắp tới VMI sẽ đẩy mạnh hoàn thiện 3S này và tiếp tục triển khai các S còn lại.

Tại Trung tâm Kỹ thuật Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng 1 (Quatest 1) và Cục Quản lý Chất lượng Sản phẩm hàng hóa, sau khi các chính sách về 5S được ban hành, các đơn vị này cũng đã gấp rút triển khai trên thực tế với việc thành lập các tổ triển khai, tổ kiểm tra, giám sát đánh giá.

Ông Kim Đức Thụ - Giám đốc Quatest 1 cho biết, 5S đã được triển khai tại Trung tâm và đã đạt được nhiều kết quả đáng kể. Tuy nhiên, là đơn vị làm dịch vụ có tính kỹ thuật, nên các trang thiết bị máy móc cồng kềnh, 5S cũng được triển khai tối đa nhưng sẽ có nhiều hạn chế. Trong thời gian tới Trung tâm sẽ đẩy mạnh rà soát áp dụng, khen thưởng kịp thời các đơn vị trực thuộc làm tốt 5S.

Còn theo báo cáo của Trung tâm Kỹ thuật Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng 3 (Quatest 3) tại TP Hồ Chí Minh, 5S đã được triển khai và điều chỉnh phù hợp với điều kiện thực tế của Trung tâm. Kết quả triển khai bước đầu đã cải thiện hình ảnh, tạo thói quen, sự tự giác, thúc đẩy văn hóa cải tiến. 5S cũng đã từng bước tạo văn hoá và kết nối các thành viên của Quatest 3. Tạo nên những thay đổi tích cực về cảnh quan môi trường, tạo môi trường làm việc thân thiện, thuận tiện trong công việc, nâng cao hiệu quả làm việc.

Cũng giống như các đơn vị nói trên, Khối cơ quan Tổng cục, Trung tâm Thông tin – Truyền thông TCĐLCL, Văn phòng TBT Việt Nam, Viện Năng suất Việt Nam, Trung tâm Chuyển giao công nghệ Việt - Đức, Trung tâm Chứng nhận phù hợp (Quacert), Trung tâm Đào tạo Nghiệp vụ TCĐLCL … cũng đã triển khai và đạt được nhiều bước thay đổi căn bản trong môi trường, không gian làm việc.

Đại diện Ban lãnh đạo của Trung tâm Quacert cho rằng, 5S đã và đang dần trở thành các hoạt động hàng ngày, liên kết các lực lượng thanh niên, công đoàn làm nòng cốt. Trong thời gian tới trung tâm tiếp tục đẩy mạnh tuyên truyền, triển khai, duy trì và mở rộng áp dụng 5S cũng như xây dựng mô hình làm việc chuẩn hóa phù hợp cho đơn vị.

Lan rộng hiệu ứng triển khai 5S

Có được những thành công như nói trên và còn phải triển khai nhiều bước quan trọng tiếp theo sau nữa, theo Quyền Tổng cục trưởng Tổng cục TCĐLCL Hà Minh Hiệp - Trưởng Ban chỉ đạo 5S Tổng cục: “Thủ tưởng các đơn vị trực thuộc phải tăng cường các hoạt động tuyên truyền, nâng cao nhận thức, biến thành hành động, cùng nhau xây dựng văn hóa 5S tại đơn vị mình. 5S cũng không chỉ mang lại lợi ích cho cơ quan, mà còn là nét văn hóa của con người. 5S đi vào từng ý thức, từng gia đình cán bộ nhân viên và lan tỏa tới cộng đồng xã hội”.

 Triển khai 5S tại Quacert. Ảnh T. Hà

Quyền Tổng cục Hà Minh Hiệp cho rằng, không thể làm ngay hết được nhưng từng bước để thực hiện đồng bộ, trở thành hình mẫu. 5S phải đến được phòng làm việc, bàn làm việc của từng công chức, viên chức, người lao động; chấm điểm từng cá nhân; vai trò, ý thức của người đứng đầu tổ chức thực hiện tốt hay không trong từng đơn vị; theo dõi, đánh giá, kiểm tra thường xuyên; và huy động sự tham gia của tất cả mọi người. 5S không chỉ dừng lại ở việc Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ mà còn phải hướng tới Chuẩn hóa và biến thành Tự giác trong mỗi người, mỗi đơn vị. Hình thành tư duy cải tiến, việc xử lý công việc sẽ phù hợp và hiệu quả. Chính sách 5S hướng đến tạo ra môi trường làm việc văn minh, cùng có tư duy và đồng tâm thế; đồng thời, hình thành văn hóa cải tiến để trở thành văn hóa chung của Tổng cục hướng đến chất lượng tạo thịnh vượng.

Triển khai 5S tại Trung tâm TT- TT. Ảnh T. Hà