Thiết bị máy móc được phân loại và để riêng theo mã số.

1. Khái niệm 5S

5S là tập hợp 5 từ của tiếng Nhật bắt đầu bằng chữ S: Seiri – Seiton – Seiso – Seiketsu – Shitsuke. Trong đó: Seiri là phân biệt những thứ cần thiết và không cần thiết tại nơi làm việc rồi loại bỏ thứ không cần thiết; Seiton là sắp xếp những thứ còn lại sau khi seiri theo một trật tự ngăn nắp, tiện lợi cho sử dụng; Seiso là vệ sinh và giữ gìn cho máy móc, môi trường làm việc sạch sẽ; Seiketsu là luôn nâng cao và giữ gìn vệ sinh nơi làm việc bằng cách thực hiện thường xuyên 3 bước trên; Shitsuke là tạo cho mọi người thói quen tuân thủ quy định tại nơi làm việc và tự giác tham gia vào hoạt động 5S.

Trải qua thời gian, 5S trở thành thuật ngữ chung được phổ biến và sử dụng trên toàn thế giới. Ở châu Âu, 5S được dịch sang các từ tương ứng: Sort – phân loại; Straighten – sắp xếp cho ngăn nắp; Shine – làm sạch; Systemise – hệ thống hóa và Sustain – duy trì. Ở châu Mỹ đưa ra khái niệm tương ứng với 5S nhưng không giữ 5 chữ cái S đầu, đó là CANDO: Cleanup – lau dọn; Arranging – sắp xếp; Neatness – ngăn nắp; Discipline – kỷ luật và Ongoing improvement – cải tiến liên tục.

Còn khi đưa vào Việt Nam, 5S được dịch sang tiếng Việt với các cụm từ cũng bắt đầu bằng chữ S như: Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ - Săn sóc – Sẵn sàng. 5S là công cụ nền tảng giúp các tổ chức, doanh nghiệp tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, từ đó cải tiến năng suất chất lượng và giảm thiểu lãng phí. 

2. Tại sao lại áp dụng 5S?

Chúng ta rất dễ dàng nhận ra một doanh nghiệp quản lý yếu kém bởi những đặc trưng sau đây: Có rất nhiều những thứ không cần thiết và chúng không được sắp xếp gọn gàng; Di chuyển các đồ vật đòi hỏi phải đi lại nhiều, quãng đường xa, không có ranh giới rõ ràng lối đi với khu vực làm việc;

Lãng phí thời gian, công sức trong phần lớn công việc; Nhiều sai sót trong công việc; Nhiều công việc phải làm lại, giao hàng luôn chậm trễ và phải làm ngoài giờ nhiều; Tồn kho nguyên liệu, bán thành phẩm quá nhiều và mất nhiều thời gian xếp dỡ; Thiết bị văn phòng, trang thiết bị sản xuất bẩn thỉu, diện tích bỏ không, tỷ lệ máy hỏng cao;

Sàn nhà, tường, cửa sổ, thiết bị chiếu sáng bẩn thỉu, bám bụi, thiếu ánh sáng; Nơi làm việc không an toàn và nhiều tai nạn, sự cố xảy ra; Những nơi công cộng (phòng ăn, tủ đồ đạc, nhà vệ sinh...) không sạch sẽ; Tinh thần kỷ luật làm việc của công nhân kém; Nhân viên không tự hào về doanh nghiệp và công việc của mình.

Có thể lấy một ví dụ về lý do doanh nghiệp nên áp dụng 5S như sau: Để chuẩn bị vận hành dây chuyền lắp ráp ô tô của mình tại châu Âu, một công ty Nhật đi tìm kiếm và đánh giá các nhà cung cấp tiềm năng. Biết được thông tin này, một nhà cung cấp tiềm năng đã mời bộ phận mua hàng của công ty Nhật đến thăm và chuẩn bị một lịch trình rất chi tiết. Trong đó, công ty đã chuẩn bị bài trình bày dài hàng tiếng đồng hồ, đưa ra hàng loạt bảng biểu để chứng minh và thể hiện nỗ lực nâng cao chất lượng sản phẩm của mình. Sau đó, các vị khách sẽ được mời đi thăm quan xưởng sản xuất. Khi đến công ty, bộ phận mua hàng đã được chỉ dẫn đến phòng họp lớn. Tuy nhiên, họ nhất định muốn được đi xem xưởng sản xuất ngay. Khi đến xưởng, họ chỉ dừng quan sát vài phút và chuẩn bị đi luôn. Tổng giám đốc nhà máy bối rối hỏi “Hãy cho tôi biết các ngài thấy gì?”. Giám đốc mua hàng của công ty Nhật trả lời rằng “Chúng tôi thấy nhà xưởng của các ngài không được sạch sẽ cho lắm, trong xưởng cũng rất lộn xộn. Hơn nữa, chúng tôi còn thấy một vài công nhân hút thuốc khi đang làm việc trong dây chuyền. Nếu lãnh đạo công ty cho phép những điều này diễn ra trong xưởng sản xuất thì không thể nghiêm túc khi sản xuất linh kiện thiết yếu cho sự an toàn của ô tô và chúng tôi không muốn làm ăn với những cung cách quản lý không nghiêm túc như vậy".

Ngày nay, 5S rất phổ biến ở nhiều nước trên thế giới vì các lợi ích như giúp nơi làm việc trở nên sạch sẽ, ngăn nắp, thuận tiện và an toàn hơn; cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình; mọi người trở nên có kỷ luật hơn, có thái độ tích cực hơn trong việc phát huy sáng kiến và cải tiến liên tục; các lãng phí được loại bỏ; các vấn đề bất thường hay sự cố tiềm ẩn được thể hiện trực quan và được giải quyết một cách nhanh chóng, đơn giản; kết quả tốt đẹp của doanh nghiệp sẽ đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn.

5S đóng góp vào các yếu tố PQCDSM:

+ Nâng cao năng suất (P – Productivity)

+ Nâng cao chất lượng (Q – Quality)

+ Giảm chi phí (C – Cost)

+ Giao hàng đúng hạn (D – Delivery)

+ Đảm bảo an toàn (S – Safety)

+ Nâng cao tinh thần (M – Morale)

5S rất dễ thực hiện do:

+ Lý thuyết về 5S đơn giản, dễ hiểu

+ 5S có thể áp dụng cho mọi ngành, mọi loại hình doanh nghiệp với mọi quy mô khác nhau

+ Đầu tư cho 5S không lớn

3. Phương pháp duy trì và phát triển hoạt động 5S trong doanh nghiệp

Thông thường, sau khi nỗ lực thực hiện seiri, seiton và seiso, mọi người sẽ nhìn thấy ngay được những thành quả bước đầu. Họ cải tiến được một số điểm tại nơi làm việc và bắt đầu nghĩ “Chúng ta đã làm được điều đó” và tự cho phép mình thư giãn một thời gian. Nếu lãnh đạo doanh nghiệp không lưu ý đến điểm này và không duy trì quán tính cũng như sự nhiệt tình của nhân viên trong hoạt động 5S thì chẳng bao lâu mọi thứ sẽ trở lại như lúc đầu.

Vì vậy, để duy trì và phát triển hoạt động 5S, chúng ta có thể đánh giá 5S trong doanh nghiệp và tổ chức các cuộc thi đua trong doanh nghiệp về 5S.

3.1 Đánh giá 5S trong doanh nghiệp

Đánh giá định kỳ 5S là một hoạt động có ý nghĩa khuyến khích việc duy trì các hoạt động 5S. Đánh giá hoạt động 5S nhằm mục đích xem xét hiệu quả của các hoạt động 5S; đánh giá khía cạnh tích cực của việc thực hiện 5S; kịp thời động viên các cá nhân, đơn vị hoàn thành tốt công việc và nhân rộng sáng kiến cải tiến; phát hiện những khu vực hạn chế để có những cải tiến thích hợp.

Theo đó, các bước đánh giá 5S gồm: (i) Chuẩn bị đánh giá; (ii) Tiến hành đánh giá; (iii) Trao thưởng.

Về bước chuẩn bị đánh giá, cần thành lập đoàn đánh giá gồm trưởng nhóm và các cán bộ đánh giá. Trách nhiệm của cán bộ đánh giá là ghi nhận lại thực tế quan sát được trong quá trình đánh giá; đánh giá kết quả thực hiện theo các tiêu chí đã xây dựng và báo cáo kết quả đánh giá; đưa ra các khuyến nghị cải tiến; hợp tác và hỗ trợ trưởng nhóm đánh giá. Trách nhiệm của trưởng nhóm đánh giá là chịu trách nhiệm cuối cùng trong suốt quá trình đánh giá; báo cáo kết quả đánh giá tới lãnh đạo; giám sát việc thực hiện cải tiến; giúp lãnh đạo trong việc duy trì thực hiện 5S; đề xuất khuyến khích những đơn vị thực hiện tốt 5S.

Về bước tiến hành đánh giá, cần có các tiêu chí để đánh giá như thực trạng tại các bộ phận trước và sau khi thực hiện 5S; nhận thức của mọi người trong việc thực hiện 5S; môi trường làm việc trước và sau khi thực hiện 5S; tinh thần và thái độ của mọi người. Cách thức để đánh giá gồm: đặt câu hỏi; trao đổi, phỏng vấn, xem hồ sơ; quan sát thực tế; ghi nhận bằng hình ảnh. Tiếp đó là chấm điểm theo thang điểm đã quy định. Về bước trao thưởng, để đạt kết quả tốt hơn và có hiệu quả về mặt tâm lý, ban tổ chức cần đưa ra phương pháp trao thưởng sao cho có thể khuyến khích mà không làm nản chí các nhân viên và phòng ban tham gia hướng về mục tiêu đã định trước.

3.2 Tổ chức các cuộc thi 5S trong doanh nghiệp

Các cuộc thi về 5S rất đa dạng, tùy thuộc vào sự sáng tạo của mỗi doanh nghiệp. Có thể thi tìm hiểu về 5S dưới các hình thức sinh động (câu đố 5S, diễn thuyết 5S, đóng kịch 5S); thi sáng tác logo 5S, khẩu hiệu 5S; thi ảnh đẹp 5S; thi sáng tạo 5S và các cuộc thi do chính doanh nghiệp tạo ra...

Những cuộc thi đua như vậy sẽ tạo ra hưng phấn và tinh thần thực hiện 5S cho tất cả mọi người trong doanh nghiệp. Hãy giúp họ hiểu rằng họ đang tạo ra cho chính mình một môi trường làm việc thoải mái và an toàn bởi doanh nghiệp là nơi họ gắn bó nhiều thời gian hơn cả ở nhà mình.

Thưởng cho người thắng cuộc và phạt người thua cuộc cũng cần phải sáng tạo để chúng mang tính khuyến khích nhất. Thưởng cho người thắng cuộc không khó nhưng phạt người thua cuộc thì phải ở hình thức nào đó để không giảm động lực của họ trong việc tham gia hoạt động 5S trong tương lai. Tóm lại, bí quyết để thành công khi doanh nghiệp, tổ chức áp dụng 5S chính là: “Hãy bắt đầu 5S với đôi bàn tay và sự sáng tạo, thành công đang đợi ở phía trước”.