Theo ông Hoàng Văn Ngọc - Chủ tịch Công ty cổ phần Công nghệ mới phát triển quốc tế KTS Group, các doanh nghiệp cần phải chuyển đổi từ tư duy, con người, áp dụng những công nghệ và sự đồng hành của những công ty công nghệ đủ uy tín. Bên cạnh đó cũng cần một quy trình chuyển đổi cụ thể, chuyển đổi từng bước chứ không ồ ạt. Chuyển đổi số phải dựa trên quy mô, khả năng tài chính của doanh nghiệp để tránh gây lãng phí không đem lại hiệu quả như mong muốn.

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy trình chuyển đổi khác nhau, tuy nhiên quy trình chuyển đổi số doanh nghiệp sẽ xoay quanh các bước sau đây:

Bước 1: Có nhận thức và tư duy đúng về chuyển đổi số

Với một tổ chức, nhận thức của lãnh đạo cao nhất là điều kiện tiên quyết, để từ đó truyền nhận thức, cảm hứng, khát vọng và quyết tâm thay đổi tới các thành viên.

Bước 2: Đánh giá hiện trạng và mục tiêu của doanh nghiệp

Nhìn nhận và đánh giá lại doanh nghiệp của mình trên mọi mặt như nhân lực, tài chính, công nghệ và văn hóa doanh nghiệp. Những khảo sát, tổng hợp dữ liệu và quan sát thực tế sẽ cho thấy mức độ sẵn sàng chuyển đổi số của doanh nghiệp.

Việc đánh giá phải trả lời được những câu hỏi: công ty có khả năng thích nghi được với những sự thay đổi hay không? Mức độ thích ứng với chuyển đổi số của công ty đến đâu? Cần thay đổi và cải thiện điều gì để chuyển đổi số thành công?

Sau khi xác định được câu trả lời cho những câu hỏi trên, ban lãnh đạo sẽ đặt ra các mục tiêu khi chuyển đổi số. Những mục tiêu này phải khả thi, phù hợp với nguồn lực và những gì doanh nghiệp có thể nâng cao, cải thiện được. Đồng thời, việc đặt ra mục tiêu, tầm nhìn của công ty cũng phải cụ thể, rõ ràng để có định hướng cho kế hoạch chuyển đổi số.

Bước 3: Lập kế hoạch và chiến lược lộ trình

Từ việc đánh giá tình trạng và xác định mục tiêu chuyển đổi số, doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch rõ ràng và cụ thể chuyển đổi số. Ban lãnh đạo phải đưa ra những công việc cần làm, thời gian thực hiện những việc đó, kết quả dự đoán của công việc,… Việc xây dựng kế hoạch càng chi tiết, chu đáo, càng dễ dàng thực hiện và bám sát. Đây là sự chuẩn bị thiết yếu cho sự thay đổi lớn như chuyển đổi số.

Khi đã có một kế hoạch cụ thể, việc tiếp theo cần làm là xác định được chiến lược để hiện thực hóa những mục tiêu đã đặt ra một cách tốt nhất. Một chiến lược thông minh và đúng đắn sẽ giúp doanh nghiệp chuyển đổi số dễ dàng và nhanh chóng, bắt đầu bằng việc đối mặt với ba câu hỏi chính: Ngành kinh doanh hiện đang hướng đến tương lai nào? Vai trò của doanh nghiệp sẽ như thế nào trong tương lai đó? Làm thế nào để có thể tạo ra một con đường phía trước cân bằng giữa cảm giác định hướng với khả năng liên tục thích ứng?

Trong đó, hoạt động chuyển đổi số phải hỗ trợ doanh nghiệp nắm bắt cơ hội kinh doanh phù hợp tại thời điểm hiện tại cũng như triển khai các hoạt động phù hợp với định hướng trong tương lai.

Bước 4: Số hóa các tài liệu, quy trình

Đây là bước cơ bản nhất trong quy trình chuyển đổi số ở doanh nghiệp. Tất cả các tài liệu giấy cần được chuyển hóa thành định dạng kĩ thuật số và có thể lưu trữ tài liệu trên Cloud. Việc này đem lại rất nhiều những lợi ích cho doanh nghiệp. Nó không những giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lí cũng như tìm kiếm được dữ liệu khi cần mà còn tăng độ bảo mật của tài liệu. Lấy ví dụ trong trường hợp doanh nghiệp đào tạo chuyển đổi số nội bộ, việc chuyển đổi tài liệu sang dạng số hóa sẽ mang lại hiệu quả cao hơn.

Các quy trình hoạt động trong công ty cũng nên dần được chuyển đổi số hóa để việc chuyển đổi số được tối ưu hiệu quả. Quy trình của doanh nghiệp được chia thành: Quy trình nội bộ doanh nghiệp và quy trình làm việc với khách hàng. Số hóa quy trình sẽ tiết kiệm thời gian làm việc và giải quyết vấn đề, giảm thiểu chi phí nhân sự và tăng năng suất xử lí công việc,… Thêm vào đó, quy trình làm việc với khách hàng được số hóa cũng sẽ dễ dàng hơn, tăng sự hài lòng của khách hàng. Từ đó sẽ làm tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

Bước 5: Chuẩn bị đội ngũ nhân lực

Chuyển đổi số không chỉ đơn giản là về mặt công nghệ mà yếu tố con người mới là điều cần chú trọng. Để chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp cần có nguồn nhân lực chất lượng cao với kiến thức chuyên môn chắc chắn và tư tưởng mở, luôn sẵn sàng thay đổi. Thêm vào đó, nhân viên trong doanh nghiệp cũng cần được đào tạo cách làm việc khoa học, hiệu quả và linh hoạt để có thể thích ứng được với chuyển đổi số. Nhiều doanh nghiệp sẽ cần tiến hành tuyển dụng hoặc thuê những người có chuyên môn về nghiên cứu, tìm hiểu và ứng dụng các công nghệ mới. Lúc này, khi có được một nhóm nhân sự mới có chuyên môn, thích ứng nhanh và mong muốn học hỏi những điều mới sẽ là cơ hội để doanh nghiệp có thể đột phá và thành công trong chuyển đổi số.

Ngoài ra, môi trường làm việc và văn hóa làm việc của doanh nghiệp phải phù hợp, cởi mở để dễ dàng áp dụng chuyển đổi số. Điều này sẽ nâng cao hiệu quả làm việc, thúc đẩy sự đổi mới, sáng tạo, dám chấp nhận sự thay đổi của nhân viên khiến việc chuyển đổi số diễn ra thuận lợi hơn.

Bước 6: Xác định công nghệ chính

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay đang gặp rất nhiều khó khăn trong việc xây dựng hạ tầng công nghệ để phục vụ quá trình chuyển đổi số. Chính vì thế, việc áp dụng công nghệ mới phải được chuẩn bị và thực hiện một cách kĩ lưỡng và toàn diện. Trong bối cảnh hiện nay, các nền tảng công nghệ phục vụ cho chuyển đổi số ngày càng nhiều và tối ưu hơn.

Tuy nhiên, các doanh nghiệp vẫn nên chú trọng trong việc xem xét, tìm hiểu và đưa ra lựa chọn phù hợp và có hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp của mình. Nếu lựa chọn không chính xác sẽ khiến nhân viên không thể áp dụng và phát huy hiệu quả của nền tảng công nghệ đó. Việc chuyển đổi số từ đó có nguy cơ thất bại hoặc khó khăn hơn rất nhiều.

Bước 7: Thực hiện chuyển đổi số từ nhỏ đến lớn

Chuyển đổi số sẽ tác động toàn diện tới các lĩnh vực kinh doanh, công nghệ và con người. Một chiến lược chuyển đổi số thành công được bắt đầu từ sự thống nhất về chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Nên nhớ chuyển đổi số là một hành trình dài, diễn ra liên tục không có điểm kết thúc. Vì thế định kỳ doanh nghiệp cần tổ chức hoạt động đánh giá lại các quy trình chuyển đổi số theo trình tự và kết quả, từ đó có những điều chỉnh, cải thiện phù hợp nhất.

Hãy áp dụng chuyển đổi số vào từng phần số hóa thông tin, chuyển đổi giấy tờ sang phần mềm; số hóa quy trình gồm nội bộ doanh nghiệp và quy trình làm việc với khách hàng. Có thể ưu tiên số hóa những phần quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến công ty trước, sau đó dần phát triển số hóa toàn bộ.

Bước 8: Đánh giá và cải thiện quy trình chuyển đổi số

Sau khi thực hiện các bước trên, doanh nghiệp cần xem xét, đánh giá lại quá trình và kết quả. Việc đánh giá này phải trả lời được các câu hỏi: cách chuyển đổi hóa đang thực hiện có đem lại thay đổi tích cực trong cả nội bộ doanh nghiệp và khách hàng không? Kết quả đó có đạt được như trong kế hoạch đã đề ra hay không? Cần thay đổi hay cải thiện điểm nào để chuyển đổi số đem lại hiệu quả cao hơn? Từ đó, doanh nghiệp sẽ vạch ra những việc cần làm để nâng cao chất lượng chuyển đổi số.

Trong các bước của quy trình chuyển đổi số nêu trên, có thể thấy việc xây dựng kế hoạch chiến lược và đào tạo nguồn nhân lực là rất quan trọng. Chuyển đổi số sẽ khó có thể thực hiện được dễ dàng và đạt được kết quả như mong đợi nếu đội ngũ nhân sự từ lãnh đạo đến nhân viên không có cái nhìn đổi mới và cởi mở. Chính vì thế, việc xây dựng văn hóa làm việc khoa học và linh hoạt là một việc thiết yếu.

Theo bà Đặng Thị Hương - Phó Giám đốc Trung tâm Hỗ trợ doanh nghiệp Hà Nội, Trung tâm là đơn vị triển khai tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng phát triển nguồn nhân lực cho doanh nghiệp theo các chương trình, cũng như tổ chức các hội thảo phổ biến thông tin về cơ chế, chính sách, pháp luật và các nội dung khác liên quan đến hoạt động doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội.

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn Hà Nội luôn được tạo điều kiện hỗ trợ từ Sở, Ban, Ngành để thúc đẩy quá trình chuyển đổi số. Nếu doanh nghiệp không nắm bắt cơ hội sẽ khó trụ vững và phát triển. Bởi vài năm trở lại đây, chuyển đổi số đã và đang đi vào mọi ngóc ngách trong cuộc sống. Đối với các doanh nghiệp, việc ứng dụng chuyển đổi số thực sự mang lại nhiều lợi ích, góp phần hiện đại hóa quy trình hoạt động, tự động hóa, từ đó cắt giảm chi phí, mở ra những cơ hội kinh doanh mới.