Đối với các nhà lãnh đạo CNTT, nắm vững quản lý hợp đồng SaaS là một điều cần thiết chiến lược. [X] từ nhà cung cấp giải pháp quản lý công nghệ và SaaS Calero chia sẻ năm chiến lược khả thi để hợp lý hóa việc quản lý hợp đồng SaaS, giảm rủi ro và tăng cường kiểm soát tài chính.

1. Tập trung quản lý hợp đồng SaaS để có khả năng hiển thị tốt hơn

Một trong những thách thức chính trong quản lý SaaS là phân cấp các hợp đồng giữa các bộ phận khác nhau. Nếu không có một chế độ xem duy nhất về tất cả các hợp đồng, việc theo dõi ngày gia hạn, thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) và hiệu suất của nhà cung cấp ngày càng trở nên khó khăn. Việc thiếu giám sát này có thể dẫn đến những sai lầm tốn kém, chẳng hạn như bỏ lỡ thời hạn gia hạn hoặc trả quá nhiều tiền cho các giấy phép chưa sử dụng.

Tập trung quản lý hợp đồng SaaS thông qua một nền tảng chuyên dụng giúp các tổ chức hợp nhất tất cả dữ liệu hợp đồng vào một hệ thống. Hệ thống tập trung này cung cấp khả năng hiển thị toàn diện về các điều khoản hợp đồng, giá cả, ngày gia hạn và hiệu suất của nhà cung cấp. Đối với các nhà lãnh đạo CNTT, có cái nhìn tập trung này là rất quan trọng để điều chỉnh chi tiêu phần mềm với mục tiêu kinh doanh. Bằng cách hiểu cách mỗi hợp đồng hỗ trợ hoặc cản trở các mục tiêu của tổ chức, bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt hơn, giảm thiểu rủi ro tuân thủ và đàm phán các điều khoản tốt hơn với nhà cung cấp.

2. Tự động gia hạn để tránh chi phí không cần thiết và thời gian ngừng hoạt động

Quản lý gia hạn là một trong những khía cạnh tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi nhất của quản lý hợp đồng SaaS. Nếu không có tự động hóa, các nhóm CNTT dễ dàng bỏ lỡ thời hạn gia hạn hoặc gia hạn hợp đồng mà không đánh giá đầy đủ hiệu suất của nhà cung cấp. Những sơ suất này có thể dẫn đến chi phí bất ngờ, gián đoạn dịch vụ hoặc tệ hơn - bị ràng buộc trong các điều khoản bất lợi mà không có cơ hội đàm phán lại.

Tự động hóa quy trình gia hạn là một trong những cách hiệu quả nhất để hợp lý hóa việc quản lý hợp đồng SaaS. Bằng cách thiết lập lời nhắc và cảnh báo tự động cho các lần gia hạn sắp tới, các tổ chức có thể đảm bảo rằng họ không bao giờ bỏ lỡ thời hạn quan trọng. Ngoài việc tránh tự động gia hạn với tỷ lệ cao, gia hạn tự động còn tạo cơ hội cho

Đội ngũ CNTT để đánh giá giá trị của phần mềm. Cách tiếp cận chủ động này cho phép các doanh nghiệp đàm phán các điều khoản tốt hơn, loại bỏ các giấy phép chưa được sử dụng và phân bổ lại nguồn lực cho các lĩnh vực chiến lược hơn, cuối cùng tối đa hóa ROI từ các khoản đầu tư SaaS.

3. Tích hợp quản lý SaaS với mua sắm để có quy trình làm việc liền mạch

Mặc dù quản lý SaaS thường thuộc bộ phận CNTT, nhưng tác động của nó vượt xa CNTT, chạm đến mua sắm, tài chính và các lĩnh vực khác của doanh nghiệp. Chìa khóa để quản lý hợp đồng SaaS hiệu quả nằm ở việc đảm bảo rằng tất cả các bộ phận đều được liên kết và làm việc dựa trên cùng một bộ dữ liệu.

Tích hợp quản lý SaaS với quy trình mua sắm cho phép các tổ chức điều chỉnh việc mua phần mềm với các chiến lược tài chính và hoạt động rộng lớn hơn. Sự tích hợp này giúp các nhóm mua sắm dễ dàng so sánh các dịch vụ của nhà cung cấp, theo dõi chi tiêu và đảm bảo rằng các quyết định mua hàng tuân thủ các chính sách của công ty. Bằng cách tự động hóa và hợp lý hóa quy trình quản lý hợp đồng, các nhóm mua sắm và CNTT có thể hợp tác để đàm phán các giao dịch tốt hơn, xác định các cơ hội tiết kiệm chi phí và ngăn chặn chi tiêu không cần thiết cho các đăng ký phần mềm trùng lặp hoặc không sử dụng.

Đối với các nhà lãnh đạo CNTT, sự hợp tác này với mua sắm không chỉ cải thiện giám sát tài chính mà còn giảm nguy cơ mở rộng SaaS - nơi đăng ký phần mềm sinh sôi nảy nở mà không có sự giám sát - dẫn đến lãng phí tài nguyên và sự phức tạp không cần thiết.

4. Đảm bảo tuân thủ và giảm thiểu rủi ro với giám sát chủ động

Khi các ứng dụng SaaS tiếp tục đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh, việc tuân thủ các quy định của ngành và chính sách nội bộ là không thể thương lượng. Cho dù đó là tuân thủ luật bảo mật dữ liệu như GDPR hay đảm bảo rằng các nhà cung cấp SaaS đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật cụ thể, việc quản lý tuân thủ thủ công không còn khả thi nữa.

Các nền tảng quản lý SaaS được trang bị khả năng theo dõi tuân thủ cho phép các nhà lãnh đạo CNTT giám sát hiệu suất của nhà cung cấp dựa trên các giao thức bảo mật và khuôn khổ tuân thủ đã được thiết lập. Với cảnh báo thời gian thực và kiểm toán tự động, các tổ chức có thể chủ động quản lý rủi ro và đảm bảo rằng các nhà cung cấp đang đáp ứng các nghĩa vụ hợp đồng của họ. Bằng cách tích hợp giám sát tuân thủ trực tiếp vào quy trình quản lý hợp đồng, doanh nghiệp có thể giảm khả năng vi phạm quy định, vi phạm dữ liệu hoặc tiền phạt tốn kém.

Hơn nữa, các nền tảng quản lý SaaS có thể giúp các nhóm CNTT theo dõi các chứng chỉ bảo mật và bảo vệ dữ liệu, giúp bạn yên tâm rằng tất cả các nhà cung cấp đều tuân thủ các tiêu chuẩn cần thiết và giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn cho doanh nghiệp.

5. Kiểm soát tài chính và cải thiện độ chính xác của dự báo

Quản lý hợp đồng SaaS không chỉ là giám sát hiệu suất và tuân thủ mà còn là kiểm soát tài chính. Với rất nhiều dịch vụ dựa trên đăng ký, chi phí rất dễ vượt khỏi tầm kiểm soát, đặc biệt nếu thiếu khả năng hiển thị về việc sử dụng và chi tiêu tổng thể.

Hợp lý hóa việc quản lý hợp đồng SaaS cung cấp cho các tổ chức thông tin chi tiết về tài chính, cho phép các nhóm CNTT và CFO dự báo chi phí tốt hơn, tối ưu hóa chi tiêu và loại bỏ lãng phí. Bằng cách hợp nhất tất cả dữ liệu hợp đồng, bao gồm việc sử dụng giấy phép, lịch sử chi tiêu và điều khoản gia hạn, doanh nghiệp có thể có được bức tranh rõ ràng hơn về các khoản đầu tư phần mềm của họ. Khả năng hiển thị này cho phép lập kế hoạch tài chính chính xác hơn và kiểm soát tốt hơn các chi phí liên quan đến SaaS.

Ngoài ra, với thông tin chi tiết tốt hơn về việc sử dụng phần mềm, các tổ chức có thể ngăn chặn sự lan rộng của SaaS bằng cách xác định và loại bỏ các đăng ký dư thừa hoặc chưa được sử dụng. Mức độ giám sát tài chính này giúp các tổ chức tránh các chi phí không cần thiết và giữ cho chi phí SaaS phù hợp với nhu cầu thực tế, cải thiện khả năng dự đoán ngân sách tổng thể.

Trong thời đại phát triển kỹ thuật số, quản lý hợp đồng SaaS không còn là nhiệm vụ văn phòng. Đối với CIO, CTO, SAM và các nhà lãnh đạo CNTT khác, đó là đòn bẩy chiến lược để tối ưu hóa các khoản đầu tư phần mềm, đảm bảo tuân thủ và thúc đẩy hiệu quả chi phí. Bằng cách tập trung dữ liệu hợp đồng, tự động hóa gia hạn, thúc đẩy sự hợp tác giữa CNTT và mua sắm và sử dụng thông tin chi tiết về tuân thủ và tài chính, các tổ chức có thể khai thác toàn bộ giá trị của các ứng dụng SaaS của họ đồng thời tránh được rủi ro liên quan đến quản lý hợp đồng kém.

Bằng cách áp dụng năm phương pháp hay nhất này, các doanh nghiệp có thể hợp lý hóa quy trình quản lý hợp đồng SaaS của họ và duy trì sự nhanh nhẹn, cạnh tranh và hiệu quả về tài chính trong bối cảnh kỹ thuật số ngày càng phức tạp.

Giulio D'Ali

https://www.cloudcomputing-news.net