Trong bối cảnh môi trường làm việc của các tổ chức và các nhóm hiện đại, sự chậm trễ trong việc truyền tải thông tin hay sự thiếu đồng bộ dữ liệu là những vấn đề thường xuyên gặp phải, đặc biệt trong các quy trình quản lý phức tạp. Những bất cập này không chỉ gây lãng phí thời gian mà còn dẫn đến các sai sót nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động. Để giải quyết vấn đề này, việc ứng dụng các công cụ tự động hóa để tối ưu hóa quản lý thông tin đã trở thành xu hướng thiết yếu.

Nghiên cứu này giới thiệu một công cụ hỗ trợ thông báo nhanh được xây dựng dựa trên nền tảng trong sinh hệ thái Google bao gồm Google Apps Script và Google Sheets, cùng với đó là tích hợp với các nền tảng mạng xã hội như Discord, Slack, Telegram. Đây là những ứng dụng phổ biến hiện nay nhằm mục đích trao đổi thông tin của cá nhân, nhóm hoặc doanh nghiệp. Các công cụ được xây dựng dựa trên Apps Script không chỉ giúp tự động hóa việc gửi thông báo dựa trên thay đổi dữ liệu thông qua các chức năng mà còn đảm bảo tính đồng bộ hóa, nhanh chóng và tính chính xác trong việc truyền tải thông tin đến các cá nhân, nhóm hoặc tổ chức.

Mục tiêu chính của nghiên cứu là tạo ra một giải pháp hiệu quả, dễ dàng triển khai và phù hợp với các tổ chức có nhu cầu cải thiện quy trình quản lý. Bên cạnh đó thì chương trình cũng giúp giải quyết được các vấn đề đồng bộ dữ liệu, tiết kiệm thời gian và dễ dàng tích hợp với các ứng dụng, công cụ khác góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc cho nhiều đối tượng sử dụng.

Kết quả triển khai cho thấy hệ thống hoạt động ổn định và hiệu quả, thời gian gửi thông báo được rút ngắn đáng kể so với phương pháp thủ công. Đồng thời, hệ thống giúp đảm bảo tính đồng bộ của thông tin giữa các nền tảng, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý. Bên cạnh đó, giải pháp có ưu điểm là chi phí triển khai thấp, dễ sử dụng và dễ dàng mở rộng, phù hợp với nhiều loại hình tổ chức như cơ quan, doanh nghiệp, trường học hoặc các nhóm làm việc.

Nghiên cứu đã khẳng định tiềm năng của việc ứng dụng các công cụ tự động hóa trong hệ sinh thái Google để cải thiện hiệu quả quản lý thông tin và năng suất làm việc. Trong tương lai, hệ thống có thể được mở rộng thêm nhiều tính năng như phân loại thông báo, thiết lập quyền truy cập, tích hợp với nhiều nền tảng khác và xây dựng giao diện quản lý thân thiện hơn, góp phần đáp ứng tốt hơn nhu cầu quản lý trong môi trường làm việc số.