Giấy in là vật liệu lý tưởng để lưu trữ và truyền tải thông tin dưới dạng văn bản, hình ảnh, biểu đồ,… một cách hiệu quả và tiết kiệm. Giấy có thể lưu giữ thông tin trong thời gian dài, giúp con người truy cập và sử dụng dễ dàng.

Giấy in tài liệu dùng cho lưu trữ là tất cả các loại giấy được gia keo, có các tính chất phù hợp cho mục đích in ấn. Khả năng của giấy chịu được các tác động của sự sử dụng lặp lại (mài mòn và xé).

Giấy in tài liệu dùng cho lưu trữ dạng tờ được đóng thành ram hoặc gói bằng giấy bao gói. Các ram, gói giấy in tài liệu dùng cho lưu trữ có thể được đóng thành hộp hoặc kiện. Số lượng tờ trong mỗi ram khoảng 500 tờ.

Để nâng cao chất lượng và độ bền của văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức thì yêu cầu kỹ thuật, phương pháp thử, ghi nhãn và bảo quan nên tuân theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 14166:2024 do Bộ Khoa học và Công nghệ công bố. Tiêu chuẩn này áp dụng cho các loại giấy in tài liệu được các cơ quan, tổ chức lựa chọn để lưu trữ từ 50 năm trở lên.

TCVN 14166:2024 về giấy in tài liệu dùng cho lưu trữ. Ảnh minh họa

Theo tính bền và tuổi thọ của giấy, giấy in tài liệu dùng cho lưu trữ được phân thành 3 loại: Cấp A có tuổi thọ ≥ 300 năm; Cấp B có tuổi thọ từ ≥ 100 năm đến < 300 năm; Cấp C có tuổi thọ từ ≥ 50 năm năm đến 

Theo quy cách, giấy in tài liệu dùng cho lưu trữ được phân loại theo dạng cuộn hoặc dạng tờ. Kích thước cuộn giấy in tài liệu dùng cho lưu trữ theo thỏa thuận giữa nhà sản xuất và khách hàng. Sai số kích thước ± 2 mm.

Kích thước tờ giấy in tài liệu dùng cho lưu trữ là các kích thước: A4, A3, A2, A1, A0 hoặc kích thước khác theo thỏa thuận giữa nhà sản xuất và khách hàng.

Yêu cầu về ngoại quan giấy in tài liệu dùng cho lưu trữ có màu trắng. Giấy có thể có hình bóng nước hoặc các sợi bảo an theo thỏa thuận giữa các bên liên quan. Màu sắc giấy phải đồng đều trong cùng một lô sản phẩm. Bề mặt giấy không bị nhăn, phồng, thủng, gấp hoặc có khuyết tật bề mặt khác. Giấy in tài liệu dùng cho lưu trữ phải tuân theo các yêu cầu về chỉ tiêu kỹ thuật trong tiêu chuẩn này như độ bền, độ nhẵn, độ hút nước, giá trị trắng sáng, độ đục...Trường hợp lấy mẫu thử nên tuân theo CVN 3649 (ISO 186). Điều hòa mẫu thử theo TCVN 6725 (ISO 187).

Về ghi nhãn, tiêu chuẩn này cũng yêu cầu giấy in có tính bền lâu phải tuân theo quy định hiện hành và có ít nhất các thông tin tên và ký hiệu sản phẩm, hàng hóa; Xuất xứ sản phẩm, hàng hóa; Thông số kỹ thuật: Kích thước, định lượng, loại giấy và khối lượng (số lượng), cấp; Ngày sản xuất; Thông tin cảnh báo; Số hiệu tiêu chuẩn áp dụng; Tính bền lâu.

Giấy in tài liệu dùng cho lưu trữ dạng cuộn được bao gói để không ảnh hưởng tới chất lượng trong quá trình vận chuyển và bảo quản. Giấy in tài liệu dùng cho lưu trữ dạng tờ được đóng thành ram hoặc gói bằng giấy bao gói. Các ram, gói giấy in tài liệu dùng cho lưu trữ có thể được đóng thành hộp hoặc kiện.

Số lượng tờ trong mỗi ram 500 tờ. Số lượng tờ trong mỗi gói theo thỏa thuận giữa các bên liên quan. Số lượng ram hoặc gói trong mỗi hộp hoặc kiện theo thỏa thuận giữa các bên liên quan.

Giấy in tài liệu dùng cho lưu trữ phải bảo quản ở nơi khô ráo, thoáng khí, có mái che và có phương tiện phòng chống cháy nổ, mối mọt. Phương tiện vận chuyển giấy in tài liệu dùng cho lưu trữ phải sạch, có mui hoặc bạt che mưa và có đủ tấm kê chuyên dùng để chèn nếu cuộn giấy được xếp nằm; bảo đảm tính nguyên vẹn của sản phẩm và bao bì. Trong quá trình vận chuyển, thực hiện bốc xếp phải nhẹ nhàng không làm ảnh hưởng đến chất lượng giấy in tài liệu dùng cho lưu trữ, bao bì và tem nhãn của sản phẩm.

An Dương