Việc đánh giá cấp cơ sở là đánh giá kết quả đề tài thông qua Hội đồng đánh giá nghiệm thu cấp cơ sở bao gồm các thủ tục và trình tự như sau:

1. Thành phần hồ sơ nộp đánh giá cấp cơ sở:

- Hợp đồng và thuyết minh đề tài kèm theo.

- Báo cáo tổng hợp kết quả của đề tài (theo mẫu D1-1-HDBC).

- Nhận xét về tình hình tổ chức thực hiện đề tài (theo mẫu D1-2-NXTCTH).

- Biên bản kiểm tra định kỳ tình hình triển khai thực hiện đề tài của Sở KH&CN.

- Các văn bản, tài liệu có liên quan khác (văn bản xác nhận và tài liệu liên quan đến việc công bố, xuất bản, tiếp nhận và sử dụng kết quả nghiên cứu; tài liệu về kết quả đo đạc, kiểm định, đánh giá, thử nghiệm các sản phẩm do các tổ chức có thẩm quyền; bản vẽ thiết kế; các số liệu điều tra, khảo sát gốc, sổ nhật ký hoặc sổ số liệu gốc của đề tài ...).

2. Số lượng hồ sơ nộp đánh giá cấp cơ sở

- 01 (một) bộ hồ sơ lưu tại cơ quan chủ trì.

- 05 (năm) - 07 (bảy) bộ hồ sơ để gửi tới các thành viên hội đồng đánh giá cơ sở.

3. Thời hạn nộp hồ sơ đánh giá cấp cơ sở:

- Chậm nhất 60 ngày trước khi kết thúc thời hạn của đề tài (ghi trong hợp đồng hoặc văn bản điều chỉnh - nếu có).

- Trường hợp đề tài không hoàn thành đúng tiến độ thực hiện đã cam kết (trong hợp đồng hoặc văn bản điều chỉnh), trước thời điểm kết thúc hợp đồng 90 ngày, chủ nhiệm và cơ quan chủ trì đề tài phải có văn bản đề nghị gia hạn thực hiện đề tài gửi Sở KH&CN xem xét.

- Cơ quan chủ trì kiểm tra, xác nhận tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ theo quy định. Hồ sơ hợp lệ được gửi tới từng thành viên hội đồng trước cuộc họp ít nhất 07 ngày.

- Việc tổ chức đánh giá cấp cơ sở phải được thực hiện và hoàn thành trước thời điểm kết thúc thực hiện đề tài.

4. Hội đồng đánh giá cấp cơ sở

- Hội đồng đánh giá cấp cơ sở có trách nhiệm tư vấn giúp thủ trưởng cơ quan chủ trì đề tài trong việc đánh giá kết quả đề tài so với hợp đồng và các văn bản thỏa thuận, điều chỉnh (nếu có).

- Hội đồng đánh giá cấp cơ sở do Thủ trưởng cơ quan chủ trì quyết định thành lập, cụ thể như sau:

+ Số lượng thành viên Hội đồng có từ 05 đến 07 thành viên. Trong đó có: 01 chủ tịch, 02 ủy viên phản biện (1 trong 2 ủy viên phản biện sẽ kiêm giữ chức Phó chủ tịch) và các Ủy viên hội đồng.

+ Cơ quan chủ trì đề tài cử 01 người làm thư ký khoa học.

+ Số người của cơ quan chủ trì đề tài tham gia Hội đồng không quá 1/2 tổng số thành viên Hội đồng.

+ Chủ nhiệm đề tài và các cá nhân tham gia trực tiếp thực hiện đề tài không được làm thành viên của Hội đồng.

5. Yêu cầu đối với các thành viên Hội đồng đánh giá cấp cơ sở:

- Có chuyên môn phù hợp với lĩnh vực nghiên cứu của đề tài;

- Là chuyên gia có uy tín, sẵn sàng tham gia hội đồng đánh giá với tinh thần trách nhiệm cao, trung thực và khách quan;

- Chủ tịch Hội đồng, Ủy viên phản biện ngoài các điều kiện trên phải là chuyên gia có kinh nghiệm, am hiểu sâu về chuyên môn, có trình độ khoa học từ đại học trở lên. Trường hợp đặc biệt, do Thủ trưởng cơ quan chủ trì quyết định.

6. Trách nhiệm và quyền hạn của thành viên Hội đồng đánh giá cấp cơ sở

- Thành viên Hội đồng đánh giá cấp cơ sở có trách nhiệm và quyền hạn sau:

+ Nghiên cứu hồ sơ, tài liệu đánh giá cấp cơ sở, nhận xét đánh giá kết quả đề tài (theo mẫu D1-3-PLNXCS);

+ Chịu trách nhiệm cá nhân về các ý kiến tư vấn trong quá trình đánh giá;

+  Không được cung cấp thông tin về kết quả đánh giá trước khi công bố chính thức, không được sử dụng kết quả của đề tài trái quy định của pháp luật về sở hữu trí tuệ;

            + Trong trường hợp cần thiết, yêu cầu chủ nhiệm và cơ quan chủ trì đề tài cung cấp các tài liệu của đề tài để phục vụ cho việc đánh giá.

- Chủ tịch Hội đồng, Phó Chủ tịch Hội đồng, Ủy viên phản biện và thư ký khoa học ngoài trách nhiệm và quyền hạn của thành viên Hội đồng, còn có trách nhiệm sau:

+ Chủ tịch Hội đồng phối hợp với cơ quan chủ trì đề tài quyết định tổ chức và chủ trì các phiên họp Hội đồng đánh giá cấp cơ sở; xác nhận việc hoàn thiện hồ sơ đánh giá của chủ nhiệm đề tài theo ý kiến kết luận của Hội đồng đánh giá cấp cơ sở (theo mẫu D1-4-BCHTHS);

+  Phó Chủ tịch Hội đồng điều hành hội đồng trong trường hợp Chủ tịch Hội đồng vắng mặt;

+  Ủy viên phản biện có trách nhiệm thẩm định, nhận xét, đánh giá sâu sắc kết quả nghiên cứu của đề tài;

+ Thư ký khoa học giúp Chủ tịch hội đồng kiểm tra, chuẩn bị tài liệu và các điều kiện cần thiết khác cho phiên họp Hội đồng; ghi chép các ý kiến thảo luận, xây dựng và hoàn thiện biên bản đánh giá cấp cơ sở theo quy định.

7. Cuộc họp của Hội đồng đánh giá cấp cơ sở

- Thành phần chính tham dự cuộc họp của Hội đồng bao gồm thành viên Hội đồng đánh giá cấp cơ sở, đại diện cơ quan chủ trì đề tài và đại diện các đơn vị có liên quan khác.

- Cuộc họp của Hội đồng phải có mặt ít nhất 2/3 tổng số thành viên Hội đồng, trong đó có Chủ tịch và phải có mặt ít nhất 1 Ủy viên phản biện (Ủy viên phản biện còn lại vắng mặt phải có phiếu nhận xét). Trường hợp Chủ tịch vắng mặt, thì phải có mặt cả 2 Ủy viên phản biện.

- Quy trình làm việc của Hội đồng:

+ Chủ tịch Hội đồng (hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng) chủ trì phiên họp của Hội đồng.

+ Chủ nhiệm đề tài báo cáo kết quả nghiên cứu khoa học của đề tài.

+  Các thành viên Hội đồng trình bày nhận xét đánh giá và nêu câu hỏi đối với những vấn đề chưa rõ về kết quả đề tài.

+  Thư ký khoa học đọc phiếu nhận xét đánh giá về kết quả đề tài của thành viên Hội đồng vắng mặt (nếu có); đại biểu tham dự nêu câu hỏi về kết quả và các vấn đề liên quan của đề tài.

+ Chủ nhiệm đề tài giải đáp, làm rõ các vấn đề liên quan đến đề tài theo yêu cầu của hội đồng và các đại biểu. 

+ Hội đồng thảo luận kín và tiến hành đánh giá kết quả đề tài;

+ Hội đồng thảo luận và thông qua kết luận về kết quả đánh giá, xếp loại của đề tài, trong đó nêu rõ những nội dung cần chỉnh sửa, bổ sung để hoàn thiện.

8. Nội dung đánh giá kết quả đề tài và xếp loại đề tài cấp cơ sở

- Nội dung đánh giá kết quả đề tài khoa học xã hội và nhân văn (KHXH&NV):

+ Mức độ đầy đủ về số lượng, khối lượng các sản phẩm chính của đề tài so với yêu cầu của hợp đồng đã ký kết;

+ Cách tiếp cận vấn đề nghiên cứu, các phương pháp nghiên cứu, kỹ thuật sử dụng (mức độ cụ thể, rõ ràng, phù hợp); tính đại diện, độ tin cậy, xác thực, cập nhật của các số liệu, tư liệu;

+ Giá trị khoa học của đề tài;

+ Ý nghĩa thực tiễn của đề tài;

+ Tính trung thực của kết quả nghiên cứu.

- Nội dung đánh giá kết quả đề tài, dự án KH&CN:

+ Về các phương pháp nghiên cứu, phương pháp điều tra khảo sát, phương pháp tính toán và kỹ thuật đã sử dụng; tính xác thực của việc thực hiện các quy trình nghiên cứu, thí nghiệm, tính đại diện của các mẫu thí nghiệm, các số liệu điều tra khảo sát;

+ Mức độ đầy đủ về số lượng, khối lượng, chủng loại các sản phẩm khoa học công nghệ chính so sánh với số lượng, khối lượng, chủng loại sản phẩm đăng ký của Thuyết minh và Hợp đồng;

+ Mức chất lượng (mức độ ổn định và khả năng lặp lại của kết quả đạt được) và yêu cầu khoa học đạt được của các sản phẩm chính so với mức đã đăng ký của Thuyết minh và Hợp đồng;

+ Chất lượng của Báo cáo tổng hợp kết quả đề tài và tài liệu cần thiết kèm theo: các bản vẽ thiết kế, tài liệu công nghệ, sản phẩm trung gian, tài liệu trích dẫn... (đầy đủ, rõ ràng, xác thực và lôgíc).

- Nội dung đánh giá kết quả dự án Sản xuất Thử nghiệm (SXTN):

+ Tổ chức triển khai dự án;

+ Mức độ đầy đủ về số lượng, khối lượng, chủng loại các sản phẩm khoa học công nghệ chính của Dự án so với số lượng, khối lượng, chủng loại sản phẩm của Thuyết minh dự án và Hợp đồng;

+ Mức độ hoàn thiện công nghệ, chất lượng và yêu cầu khoa học đạt được của các sản phẩm chính so với Hợp đồng;

+ Chất lượng của Báo cáo tổng hợp kết quả dự án và tài liệu cần thiết kèm theo: các bản vẽ thiết kế, tài liệu công nghệ, sản phẩm trung gian, tài liệu trích dẫn.

- Xếp loại đề tài, dự án KH&CN, đề tài KHXH, dự án SXTN:

Hội đồng đánh giá cấp cơ sở xếp loại đề tài vào một trong hai mức “Đạt” hoặc “Không đạt” cụ thể như sau:

+ Mức “Đạt” nếu đề tài được ít nhất 2/3 số thành viên Hội đồng nhất trí đánh giá đã hoàn thành cơ bản các nội dung nêu tại khoản 1, 2, 3 Điều này. Đề tài xếp loại ở mức “Đạt” sẽ được tiếp tục đánh giá cấp thành phố.

+  Mức "Không đạt" nếu đề tài không đáp ứng được các yêu cầu nêu tại điểm a khoản này.

9. Xử lý và báo cáo kết quả đánh giá cấp cơ sở

a) Đối với đề tài được hội đồng đánh giá ở mức “Đạt” trong vòng 30 ngày kể từ khi có kết quả đánh giá, chủ nhiệm đề tài có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ theo ý kiến kết luận của Hội đồng. Tổ chức chủ trì phối hợp với Chủ tịch Hội đồng có trách nhiệm kiểm tra, giám sát và xác nhận việc hoàn thiện hồ sơ để chuẩn bị cho đánh giá cấp thành phố (theo mẫu D1-4-BCHTHS).

b) Trường hợp kết quả đề tài xếp loại ở mức “Không đạt”, có thể được xem xét gia hạn thời gian thực hiện để hoàn thiện các nội dung nghiên cứu nhưng không quá 06 tháng theo quy định sau:

+ Để được xem xét gia hạn, đề tài phải được hội đồng đánh giá cấp cơ sở kiến nghị gia hạn và cơ quan chủ trì, chủ nhiệm phải có văn bản đề nghị (kèm theo hồ sơ, biên bản đánh giá cấp cơ sở và phương án xử lý) thông qua ban chủ nhiệm chương trình (đối với các đề tài thuộc chương trình - nếu có) trình Sở KH&CN;

+ Trong vòng 15 ngày, Sở KH&CN xem xét, thông báo ý kiến về việc gia hạn đối với đề tài;

+ Sau thời gian gia hạn, việc đánh giá lại được thực hiện theo nội dung và trình tự của Quy định này nhưng không quá 01 lần đối với mỗi đề tài.

c) Sở KH&CN căn cứ vào kết luận của Hội đồng đánh giá cấp cơ sở xem xét, xử lý theo quy định hiện hành đối với các trường hợp sau:

+ Không được gia hạn theo quy định nêu tại mục b không được Hội đồng đánh giá cấp cơ sở kiến nghị gia hạn);

+ Được gia hạn theo quy định nêu tại  mục b nhưng kết quả đánh giá lại vẫn ở mức “Không đạt” (kết quả đánh giá lần thứ 2 của Hội đồng đánh giá cấp cơ sở ở mức “không đạt”).