Hầu hết các UBND cấp xã thuộc Cần Thơ đã áp dụng ISO 9001:2015 trong thủ tục hành chính

Nhằm góp phần nâng cao chất lượng giải quyết công việc; thủ tục hành chính (TTHC) được thực hiện đúng quy trình, đảm bảo chính xác và đúng thời gian; nâng cao mức độ hài lòng của tổ chức, công dân đối với hoạt động của bộ máy hành chính nhà nước cấp cơ sở, tất cả 83 UBND cấp xã trên địa bàn TP Cần Thơ đều đã áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2015 (ISO 9001:2015). 

ISO 9001:2015 là phiên bản mới nhất trong Hệ thống quản lý chất lượng được nâng cấp từ ISO 9001:2008, với những thay đổi đột phá. Theo đó, ISO 9001:2015 gồm 5 quy trình cơ bản: kiểm soát thông tin dạng văn bản; nhận diện rủi ro, xử lý các rủi ro và cơ hội; đánh giá nội bộ; kiểm soát sự không phù hợp và hành động khắc phục; xem xét của lãnh đạo. Các quy trình này đảm bảo nguyên tắc rõ người, rõ việc, rõ cách làm, rõ thời gian, rõ trách nhiệm trong từng khâu giải quyết công việc, góp phần tạo sự chuyên nghiệp của nền hành chính. 

Ông Nguyễn Thanh Tùng, Phó Chủ tịch UBND phường Bùi Hữu Nghĩa, quận Bình Thủy, cho biết: “UBND phường đã áp dụng ISO 9001:2015 từ năm 2020 đến nay, qua đó giúp phường xây dựng quy trình xử lý công việc một cách đồng bộ, kết hợp ứng dụng công nghệ thông tin, góp phần tăng hiệu quả giải quyết TTHC liên thông 3 cấp (cấp thành phố, cấp huyện và cấp xã). Lãnh đạo UBND phường có thể theo dõi tiến độ giải quyết công việc, từ đó kịp thời nhắc nhở, đôn đốc, chấn chỉnh những trường hợp trễ hạn (nếu có)”. UBND phường Bùi Hữu Nghĩa hiện đang áp dụng ISO 9001:2015 đối với 145 TTHC thuộc 14 lĩnh vực. Quá trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ đều được cập nhật vào phần mềm quản lý, giúp lãnh đạo thuận tiện trong việc kiểm tra quá trình xử lý công việc của từng công chức. Quý I-2022, UBND phường tiếp nhận 924 hồ sơ, 100% hồ sơ được giải quyết trước và đúng hẹn.

Theo chị Trần Thị Mỹ Phương, công chức Tư pháp - Hộ tịch, từ đầu năm đến ngày 14-4, lĩnh vực Tư pháp đã tiếp nhận 187 hồ sơ, trong đó có 97 hồ sơ được thực hiện ở mức độ 3, 4 (đạt tỷ lệ 51,87%). Để đạt được kết quả trên, UBND phường chú trọng tuyên truyền, cũng như trực tiếp hướng dẫn để người dân dần quen với dịch vụ công trực tuyến. “Nhiều người dân vẫn còn thói quen thực hiện hồ sơ giấy, mặt khác người lớn tuổi ngại sử dụng máy tính, nên để thay đổi thói quen đó, đôi lúc chúng tôi phải “cầm tay chỉ việc”, để người dân thích ứng dần” - chị Phương chia sẻ.

Tại UBND xã Thới Hưng, huyện Cờ Đỏ, hiện có 126 TTHC thuộc 11 lĩnh vực áp dụng ISO 9001:2015. Các TTHC được cập nhật đầy đủ, đồng thời niêm yết công khai tại Bộ phận Một cửa UBND xã và Nhà Văn hóa 8 ấp. Theo ông Nguyễn Hoàng Nhiệm, Phó Chủ tịch UBND xã Thới Hưng, qua hơn 2 năm áp dụng ISO 9001:2015, quy trình làm việc, giải quyết TTHC được chuẩn hóa, hiển thị quá trình giải quyết công việc nội bộ rõ ràng, giúp người đứng đầu thuận lợi để kiểm soát, điều hành và quản lý, qua đó giúp nâng cao hiệu lực, hiệu quả thực hiện công vụ. Bên cạnh đó, từ khi áp dụng ISO 9001:2015, thời gian giải quyết TTHC giảm từ 15-30% so với quy định, công chức nắm chắc quy định và làm tốt công tác thẩm định nên không còn tình trạng hồ sơ phải trả lại nhiều lần. Để việc áp dụng ISO 9001:2015 đạt hiệu quả cao, lãnh đạo xã thường xuyên cử công chức tham gia các lớp tập huấn; khảo sát và lắng nghe ý kiến người dân để từng bước cải tiến quy trình; thường xuyên kiểm tra tiến độ giải quyết TTHC cho người dân. Nhờ triển khai các giải pháp trên, quý I-2022, Bộ phận Một cửa UBND xã tiếp nhận 769 TTHC, 100% TTHC đều được tiếp nhận, xử lý và trả kết quả trước và đúng hẹn.

Bên cạnh kết quả đạt được, việc áp dụng ISO 9001:2015 ở cấp xã vẫn còn một số khó khăn: văn bản quy phạm pháp luật và bộ TTHC thường xuyên thay đổi nên phải công bố, sửa đổi và bổ sung nhiều lần, trong khi đội ngũ công chức có hạn nên nhiều lúc chưa kịp thời, đầy đủ. Đa số công chức phụ trách nhiệm vụ thư ký ISO đều kiêm nhiệm, một số cơ quan phải điều động, luân chuyển cán bộ nên công tác theo dõi áp dụng và duy trì ISO đôi khi chưa sâu sát, kịp thời, ảnh hưởng đến chất lượng, tiến độ hoạt động mở rộng, thu hẹp hệ thống quản lý chất lượng. Để kịp thời tháo gỡ khó khăn, lãnh đạo UBND cấp xã cần nâng cao hơn nữa vai trò người đứng đầu trong chỉ đạo, điều hành... Quá trình thực hiện cần dựa trên hướng dẫn của cơ quan chuyên môn và tình hình thực tế tại cơ sở; quan tâm cử công chức tham gia các lớp tập huấn về kỹ năng cho cán bộ, công chức nhằm đáp ứng yêu cầu của cơ quan áp dụng, duy trì và cải tiến ISO 9001:2015.

Bảo Linh