Trong bối cảnh kinh tế không ngừng phát triển và tiến bộ công nghệ chóng mặt, có một điều không thay đổi đó là nhu cầu duy trì mức chất lượng cao nhất tồn tại theo thời gian.

Dù sản xuất một sản phẩm thực hiện một quy trình hay cung cấp dịch vụ, việc đảm bảo chất lượng vượt trội là cách các tổ chức tạo nên sự khác biệt trong môi trường kinh doanh phức tạp ngày nay. Nhưng việc quản lý quy trình chất lượng phức tạp trên chuỗi cung ứng toàn cầu, địa điểm sản xuất và danh mục sản phẩm có thể cực kỳ khó khăn nếu không có công cụ phù hợp. Để duy trì tính cạnh tranh, các tổ chức phải đảm bảo thực hiện kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt, kiểm tra xem họ có đáp ứng yêu cầu của khách hàng và đáp ứng các tiêu chuẩn ngành hay không.

Đó chính là công việc của quản lý chất lượng. Về cơ bản, quản lý chất lượng phải mang lại chất lượng sản phẩm nhất quán, tuân thủ và minh bạch trong tất cả các giai đoạn sản xuất. Mặc dù điều này có thể phức tạp nhưng vẫn có sẵn các công cụ giúp đạt được những mục tiêu này. Trong số nhiều giải pháp hiện có, phần mềm hệ thống quản lý chất lượng có thể là công cụ hữu ích để quản lý hoạt động chất lượng và xây dựng chuỗi cung ứng hiệu quả, an toàn và có đạo đức.

Phần mềm quản lý chất lượng (QMS)

Thường được gọi là phần mềm QMS, giải pháp quản lý tích hợp này cung cấp cho doanh nghiệp nền tảng hoặc công cụ kỹ thuật số để giúp trả lời các câu hỏi quan trọng như: “Mọi sản phẩm có phải là tốt nhất có thể không?” và “Chúng ta có thể chứng minh sản phẩm của mình đáp ứng các tiêu chuẩn ngành không?”. Phần mềm này tập trung, tự động hóa các tác vụ và tài liệu thường xuyên lặp đi lặp lại cần thiết để thu thập, phân tích và hành động một cách nghiêm ngặt đối với dữ liệu liên quan đến quản lý chất lượng.

Việc thiết lập một phần mềm quản lý chất lượng doanh nghiệp mạnh mẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng giám sát, đo lường và cải thiện tiêu chuẩn chất lượng của mình hơn. Bằng cách biến dữ liệu thành thông tin chi tiết và thông tin chi tiết có thể hành động, họ có thể chuyển từ phản ứng với các sự kiện chất lượng sang đưa ra các quyết định quản lý chất lượng mang tính dự đoán và cuối cùng là chủ động.

Để làm được điều này, phần mềm QMS hoạt động như một trung tâm tập trung để quản lý chất lượng sản phẩm và dịch vụ, tích hợp khả năng truy xuất nguồn gốc từ đầu đến cuối, liên lạc, quản lý dữ liệu và hiểu biết sâu sắc theo thời gian thực trong các hoạt động của tổ chức. Nó bao gồm các quy trình công việc, phân tích và các biện pháp thực hành tốt nhất, cung cấp khả năng hiển thị và kiểm soát hoàn chỉnh đối với các hoạt động phụ thuộc lẫn nhau: lập kế hoạch, đảm bảo, kiểm soát và cải tiến chất lượng.

Ở mức mạnh mẽ nhất, phần mềm QMS có thể giúp chuyển đổi doanh nghiệp. Các công cụ phù hợp sẽ biến một tổ chức đang tích lũy dữ liệu một cách thụ động và đang cố gắng duy trì chất lượng cao nhất quán trở thành một tổ chức biến dữ liệu thành thông tin có thể hành động.

Cấu tạo phần mềm QMS

Để hiểu các thành phần tạo nên phần mềm QMS, chúng ta có thể xem xét một trong những tiêu chuẩn quản lý chất lượng được công nhận và áp dụng rộng rãi nhất trên thế giới: ISO 9000. Nhóm tiêu chuẩn này dựa trên một số nguyên tắc quản lý chất lượng cơ bản. Để đạt được những nguyên tắc này, tổ chức phải áp dụng các biện pháp kiểm soát chất lượng có thể được chia thành bốn thành phần chính: Lập kế hoạch kiểm soát chất lượng: Xác định các mục tiêu và tiêu chuẩn chất lượng, cách đáp ứng chúng và cách theo dõi tiến độ;

Kiểm soát chất lượng: Kiểm tra và thử nghiệm về mặt vật lý những gì đã được đặt ra ở giai đoạn lập kế hoạch để đảm bảo có thể thực hiện được. Điều này liên quan đến việc xác nhận tất cả các tiêu chuẩn đang được đáp ứng, đồng thời xác định và sửa chữa mọi lỗi trong quá trình sản xuất hoặc dịch vụ;

Đảm bảo chất lượng: Kiểm tra hàng hóa, dịch vụ ngay từ đầu sản xuất để khắc phục các vấn đề phát sinh trước khi giao cho khách hàng;

Cải tiến chất lượng: Xem xét phát hiện từ các giai đoạn trước, xác định những cải tiến nào là cần thiết, sau đó lặp lại chu trình quản lý kiểm soát chất lượng.

Đảm bảo chất lượng phần mềm

Đảm bảo chất lượng phần mềm (SQA) đảm bảo tất cả quy trình, phương pháp và hoạt động kỹ thuật phần mềm được giám sát và tuân thủ các tiêu chuẩn do quốc tế xác định. Các tiêu chuẩn này có thể là một hoặc sự kết hợp của nhiều hệ thống, chẳng hạn như ISO 9000, ISO/IEC 15504 hoặc mô hình CMMI. Trong toàn bộ vòng đời phát triển phần mềm, SQA hoạt động cùng với quá trình phát triển phần mềm, liên tục kiểm tra các vấn đề về chất lượng trong từng giai đoạn phát triển.

Phần mềm QMS giúp ích cho doanh nghiệp

Tiến hành kinh doanh một cách liêm chính có nghĩa là luôn nỗ lực cải thiện chất lượng và tuân thủ đồng thời lưu ý đến chi phí hoạt động. Việc áp dụng các công cụ QMS giúp đáp ứng mục tiêu này, cho dù đó là trên toàn bộ tổ chức hay trong các bộ phận cụ thể như chất lượng, quy định hoặc phát triển sản phẩm.

Việc sử dụng thông minh phần mềm QMS giúp tăng tốc đổi mới sản phẩm, đáp ứng các yêu cầu quy định, tăng tốc độ tiếp cận thị trường và vận hành xuất sắc, đồng thời cải thiện sự hài lòng của khách hàng trong hệ thống quản lý chất lượng dựa trên đám mây, thông minh, có khả năng thích ứng.

Việc tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định chất lượng là một phần quan trọng của QMS. Hệ thống phần mềm quản lý chất lượng mạnh mẽ hỗ trợ tổ chức thuộc mọi quy mô quản lý liền mạch và hiệu quả mọi khía cạnh của ISO 9001 trong toàn bộ hoạt động của họ.

Xu hướng phần mềm QMS cần theo dõi

Phần mềm QMS rất năng động và phát triển nhanh chóng. Một số tính năng đột phá đã ra mắt hoặc dự kiến sẽ ra mắt trong thời gian tới bao gồm: Các giải pháp dựa trên đám mây cho khả năng mở rộng, khả năng truy cập và tính linh hoạt;

Thiết kế đáp ứng giúp đưa các ứng dụng di động hiện có tiến một bước gần hơn đến công nghệ của ngày mai, tăng cường tính linh hoạt và dễ truy cập. Tương tự, việc tích hợp các thiết bị IoT giúp thu thập dữ liệu theo thời gian thực từ quy trình và thiết bị sản xuất, giúp giám sát, phân tích và kiểm soát các yếu tố chất lượng tốt hơn; Cải thiện phân tích dự đoán thông qua AI, hỗ trợ phát hiện các vấn đề về chất lượng trong thời gian thích hợp để khắc phục chúng; Công nghệ chuỗi khối để tăng cường khả năng truy xuất nguồn gốc, theo dõi và xác minh nguyên liệu thô; Các tính năng cộng tác theo thời gian thực cho phép các thành viên trong nhóm làm việc liền mạch với nhau.

Việc áp dụng ngày càng nhiều tiêu chuẩn chất lượng và chuyển đổi kỹ thuật số không chỉ là xu hướng cần theo kịp mà còn là những điều cần thiết. Phần mềm quản lý chất lượng nằm ở điểm giao thoa giữa công nghệ mới nổi và tính liêm chính trong kinh doanh. Nó làm giảm rủi ro vận hành, tăng cường kiểm soát chất lượng và thúc đẩy cải tiến liên tục. Các tổ chức quan tâm đến tính chính trực và trách nhiệm xã hội nắm bắt được sự phức tạp của thời đại này, đặt mình vào vị trí tối ưu để phát triển trong bối cảnh kinh doanh ngày càng cạnh tranh và dựa trên dữ liệu.