Quản lý trực quan sử dụng hình ảnh để giúp mọi vấn đề tại nơi sản xuất được hiển thị một cách trực quan.

Dễ dàng nhận biết lệch chuẩn

Trong bối cảnh sản xuất công nghiệp thế giới cạnh tranh toàn cầu hóa, việc duy trì sản xuất liên tục, giảm thiểu lãng phí hoặc tổn thất luôn là mục tiêu hàng đầu của nhà sản xuất. Sự bất hợp lý trong quy trình sản xuất, chất lượng sản phẩm kém, lưu kho, sản xuất dư thừa… luôn là ưu tiên hàng đầu phải giải quyết của các chương trình cải tiến. Bên cạnh đó, một hình thức lãng phí khác thường xảy ra ở sản xuất công nghiệp là hoạt động tìm kiếm và sai lỗi của người lao động. Quản lý trực quan chính là công cụ cải tiến nhằm tập trung giải quyết các vấn đề đó.

Cụ thể, quản lý trực quan là công cụ sử dụng hình ảnh để giúp mọi vấn đề tại nơi sản xuất được hiển thị một cách trực quan. Mục tiêu của quản lý trực quan là dễ dàng phát hiện những vấn đề có thể xảy ra tại nơi sản xuất chỉ bằng quan sát, từ đó là cơ sở để nâng cao năng suất, đồng thời nâng cao ý thức và sự hài lòng với công việc của người lao động.

Công cụ này giúp cho việc kiểm soát và quản lý một công tác đơn giản nhất có thể. Các vấn đề, sự bất thường hoặc sai lệch so với tiêu chuẩn được hiển thị trực quan đến tất cả mọi người.

Khi những sai lệch được nhìn thấy một cách rõ ràng, tổ chức có thể thực hiện hành động ngay lập tức để sửa chữa, khắc phục kịp thời. Quản lý trực quan là kỹ thuật để kiểm soát các hoạt động hay quá trình dễ dàng thực hiện hơn hoặc hiệu quả hơn bằng cách sử dụng có chủ ý của các tín hiệu thị giác.

Quản lý trực quan đưa ra các chỉ dẫn đơn giản, rõ ràng và dễ nhìn thấy mà có thể ngay lập tức chỉ ra tình trạng của quá trình, nguồn lực hoặc toàn bộ khu vực làm việc có liên quan tới một kế hoạch hay nói một cách dễ hiểu rằng “Một bức tranh có thể thay thế cả nghìn từ”.

Quản lý trực quan giúp cho các vấn đề, sự bất thường hoặc sai lệch so với tiêu chuẩn được hiển thị trực quan đến tất cả mọi người. (Ảnh minh họa)

3 hình thức cơ bản

Nghiên cứu cho thấy, thông tin con người thu thập được qua thị giác là 83%, 11% bằng thính giác, 3.5% bằng khứu giác và 1% bằng vị giác. Nếu có thể chỉ huy mắt con người thì có thể chỉ huy một phần nhận thức của họ. Theo đó, công cụ quản lý trực quan thường được biểu hiện ở các hình thức sau:

Hình thức hiển thị trực quan

Hình thức hiển thị trực quan cho dấu hiệu nhận biết giúp người lao động tránh được sai sót trong hoạt động sản xuất và kinh doanh. Bằng cách tạo ra các dấu hiệu nhận biết, tác động trực tiếp tới thị giác của người lao động sẽ giúp giảm sai lỗi vô ý của con người trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

Hình thức cảnh báo trực quan

Có thể thực hiện cảnh báo bằng màu sắc do màu sắc tạo ra sự tương phản từ đó tác động trực tiếp tới thị giác của người lao động, bởi vậy sử dụng màu sắc giúp người lao động nhìn ra các vấn đề trong hoạt động sản xuất là rất cần thiết. Ngoài ra, các chỉ số dùng để kiểm soát hay báo hiệu điều chỉnh cho các thành viên nhóm. Các bảng biểu có thể bao gồm cả thông tin về tiến độ sản xuất, thông tin theo dõi chất lượng… Ví dụ các bảng chỉ thị giới hạn kiểm soát nhiệt độ hay tốc độ giúp người vận hành thiết bị nhanh chóng phát hiện khi quá trình vận hành vượt mức cho phép. 

Hình thức chỉ dẫn trực quan

Hình thức này giúp truyền đạt các quy trình sản xuất hay luồng vật tư được quy định. Chẳng hạn, việc sử dụng các ô vẽ trên nền nhà xưởng để phân biệt khu vực chứa vật liệu sử dụng được với phế phẩm hay các chỉ dẫn luồng di chuyển nguyên vật liệu và bán thành phẩm trên mặt bằng xưởng.

Để thực hiện quản lý trực quan tại nơi sản xuất cũng như khu vực dịch vụ, việc xác định tên hàng hóa, bao gồm: Hàng thành phẩm, sản phẩm sản xuất dở dang, sản phẩm loại bỏ là rất cần thiết, điều này sẽ giúp tránh sử dụng nhầm lẫn các loại sản phẩm này để đưa vào sản xuất, kinh doanh.

Quản lý trực quan bước đầu phải bằng việc gắn tên nhãn phù hợp cho nguyên vật liệu, sản phẩm, dụng cụ, hồ sơ - tài liệu. Đó là cách thức trực quan hóa, giúp người sử dụng dễ dàng nhận biết, từ đó sử dụng đúng ngay từ đầu cũng như giảm thời gian tìm kiếm, nâng cao năng suất lao động.